Зв’язки в організації та координація

Принцип координації

Коли організація за розмірами стає великої або середньої, в ній утворюється кілька підрозділів. Але кожне з підрозділів займається своїм спектром обов’язків. Якщо між ними не буде існувати взаємодії, випуск продукції стане неможливим. Координація – це сукупність стійких зв’язків в організації, які забезпечують безперебійність її діяльності. Ефективність координації визначається наявністю хороших зв’язків між відділами. Зв’язки між підрозділами в організації відбуваються за допомогою каналів комунікації, вони висловлюють відносини між підрозділами, що не тільки сам процес взаємодії. Види зв’язків відображають ті відносини між підрозділами, які допомагають об’єднати процес виробництва воєдино. За допомогою зв’язків здійснюється координація діяльності працівників і визначення їх ролей.

Типи зв’язків в організації

Тип зв’язку залежить від ознаки, за яким класифікується зв’язок.

Часто зустрічаються типи зв’язків в літературі:

  • вертикальні і горизонтальні;
  • формальні і неформальні;
  • лінійні і функціональні;
  • прямі і непрямі.

Вертикальні і горизонтальні зв’язки:

Вертикальні відповідають за рівні ієрархії, вони постійні, відображають розподіл повноважень. Через них передаються розпорядження керівництва, звіти. Чим більше організація, тим більша кількість вертикальних зв’язків в ній. У наш час велика промислова організація складається з 7-12 рівневої системи вертикальних зв’язків. Ці зв’язки допомагають департаментизации, покращують кооперацію між рівнями ієрархії. Зазвичай вони прописуються при створенні організації (схематично), тобто, формалізуються.

Горизонтальні зв’язки виникають між рівними за місцем в ієрархії підрозділами. Вони покращують взаємодію між відділами, сприяють вирішенню оперативних завдань і проблем, зміцнюють вертикальні зв’язку, економлять час (наприклад, для вирішення завдання виконавець не посилає звіт наверх, щоб звідти прийшов наказ в інший відділ, а взаємодіє з другим відділом безпосередньо). Горизонтальні зв’язки не формалізуються, встановлюються безпосередньо в процесі роботи над завданнями.

Лінійні і функціональні зв’язку:

Лінійні зв’язки являють собою відносини, за допомогою яких вище керівництво здійснює свою діяльність, вони йдуть у напрямку зверху вниз в організаційній ієрархії. Мають форму розпоряджень, нормативів, наказів, вказівок і т.д.

Функціональні зв’язку спрямовані в ієрархії знизу вгору, з їх допомогою відділи можуть координувати діяльність організації в цілому. Мають форму рекомендацій, порад, альтернатив вирішення проблеми, звіту про поточну діяльність. Схематично робота лінійних і функціональних зв’язків в організації виглядає так:

Зв’язки в організації та координація

Пунктиром позначені функціональні зв’язки, а безперервної лінією – лінійні. Цей тип зв’язків теж не формалізується.

Прямі та непрямі зв’язки:

Прямі зв’язки утворюються між керівником і його безпосереднім підлеглим, а непрямі – між керівником і працівниками інших відділів, або стоять в ієрархії на більш низьких позиціях. Уявити їх можна так:

Зв’язки в організації і координація

Безперервна лінія на малюнку – це прямі зв’язку, пунктир – непрямі. Такий тип зв’язку з цим не формалізується, утворюється в процесі роботи. Непрямі зв’язку покращують координацію між відділами, прямі – покращують роботу всередині відділів.

Формальні і неформальні зв’язки:

Формальні зв’язку регулюються загальними цілями організації, політиками, які прийняті процедурами, регламентом. Їхня назва говорить сама за себе, при формуванні відділів документально прописуються схеми взаємодії між працівниками, тобто, зв’язку стають формалізованими. Вони допомагають роботі в рамках посадових інструкцій, залежать від ієрархії. Наприклад, формальної буде зв’язок між начальником відділу і рядовим працівником, навіть якщо поза роботою вони друзі.

В основі неформальних зв’язків лежать особисті відносини між працівниками, незалежно від їх положення в ієрархії. Вони не прописуються в організації, але в рамках її існування присутні завжди. З’являються неформальні групи зі своїми лідерами. Посилення їх ролі в організації відбувається тоді, коли працівники не задоволені поточним розподілом посад і обов’язків. Іноді за допомогою неформальних зв’язків може відбутися зміна позицій в ієрархії.

Посилання на основну публікацію