Значение информации в управлении организацией

О чем пишем: Информация, ее виды и роль в менеджменте. Классификация информации. Требования к управленческой информации. Носители информации.

В общем понимании информации (от лат. Informatio -розьяснення, изложение) есть сведения, которые передаются людьми устным, письменным или другим способом. Менеджмент рассматривает категорию управленческой информации как новые полезные данные, поступающие в информационные каналы и подтверждают или изменяют управленческие решения менеджеров [21].

В менеджменте информация классифицируется по следующим признакам:

  1. • функциональным содержанием (экономическая, правовая, техническая, социальная и т.д.);
  2. • формой представления (визуальная, аудио, бумажная);
  3. • назначению (одно целевая – связана с решением одной конкретной проблемы, многоцелевая – для решения нескольких разных проблем);
  4. • степенью готовности для использования (первичная, промежуточная, конечная информация для принятия управленческих решений);
  5. • степени важности (важна, желательно, фоновая);
  6. • полнотой (частичная, комплексная);
  7. • характеру использования (универсальная, индивидуализированная);
  8. • степенью надежности (недостоверная, вероятно);
  9. • источниками (внешняя, внутренняя);
  10. • средствами распространения (личный контакт, телефон, документ, сообщение по сети Internet, другие средства теле-, видео- и медиакоммуникаций)
  11. • сроком использования (постоянная, переменная, оперативная, прогнозная).

Для принятия управленческих решений менеджерам необходимо получить внутреннюю и внешнюю информацию о определенному вопросу. Такая информация может быть получена из формальных (отчетов, исследований) или неформальных (слухи, разговоры, наблюдение) источников. Поскольку менеджеры обычно действуют в условиях информационных перегрузок, важным становится определение релевантности! “Информации.

Релевантная информация (от англ. Relevant – имеющий отношение к делу) – это данные, касающиеся только определенной проблемы, человека, работы или периода времени.

Недостоверность информации может быть обусловлена ??несколькими причинами, основной из которых является ненадежность источника и самого содержания информации. Для повышения надежности информации руководителю необходимо:

• повышать надежность собственных источников информации;

• повышать надежность каналов передачи информации;

• использовать альтернативные источники информации;

• дублировать информационные каналы.

С объемом и полезностью информации непосредственно связана ее насыщенность – процент полезных сведений, содержащийся в общем объеме информации, которая была передана, принята и обработана в единицу времени.

Для повышения насыщенности информации применяют следующие методы:

• группировки;

• визуализацию;

• распределенный доступ;

• дублирование важных сообщений;

• акцентирование.

Особой категорией является публичная информация. Публичной называют отраженную и документированную любыми средствами и на любых носителях информация, которая была получена или создана в процессе выполнения субъектами властных полномочий предусмотренных законодательством обязанностей или которая находится во владении субъектов властных полномочий. Доступ к публичной информации является открытым, а исключением сведений с ограниченным доступом. Такие сведения делятся на конфиденциальную, тайную и служебную информацию [1]:

• Конфиденциальная информация – это сведения, доступ к которым ограничен физическим или юридическим лицом (кроме субъектов властных полномочий) и которая может распространяться в определенном лицом порядке по ее желанию в соответствии с предусмотренными условиями.

• Секретная информация – это сведения, составляющие государственную и иную предусмотренную законом тайну, а их разглашение наносит вреда личности, обществу или государству. Тайной признается информация, содержащая государственную, профессиональную, банковскую тайну, тайну следствия и другую предусмотренную законом тайну.

• Служебная информация – это сведения, которые содержатся в документах субъектов властных полномочий и составляют внутриведомственную служебную корреспонденцию, докладные записки, рекомендации (если они связаны с разработкой направления деятельности учреждения или осуществлением контрольных, надзорных функций органами государственной власти, процессом принятия решений и предшествуют публичному обсуждению и / или принятию решений).

Носитель информации – это материальный объект или среда, способен длительное время сохранять в своей структуре занесенный в него (на него) информацию. По происхождению носитель информации может представлять собой камни, древесину, бумагу, металл, пластмассы, полупроводники (кремний и т.д.), магнитную ленту (бобины, кассеты), материалы со специальными свойствами и электромагнитные излучения.

По продолжительности хранения информации носители классифицируются на:

• предназначены для длительного хранения (невозможность выполнения функции носителя информации обусловлено случайными обстоятельствами);

• предназначены для краткосрочного хранения (невозможность выполнения функции носителя обусловлено природными процессами, которые приводят к неизбежной деградации носителя).

В связи с быстрым обновлением технических средств обработки информации серьезной проблемой становится обеспечение доступа к тем данным, которые хранятся на устаревших носителях. Так, в свое время американская аэрокосмическое агентство NASA оказалась в сложной ситуации вследствие невозможности считывания записей о полетах человека на Луну. Причиной этого было то, что разговоры астронавтов с Центром управления на Земле было записано на компьютерных бобинах (электромагнитных лентах), которые уже давно прекратили производить, так же как и компьютеры для них. Хотя сами Бобин хорошо сохранились, в NASA не осталось ни одного старого компьютера, который бы мог воспроизвести записанную на магнитных лентах информацию. Выход был найден случайно – в университетском музее Австралии чудом сохранился старый компьютер необходимой модели. Теперь в Соединенных Штатах носители информации хранятся обязательно вместе с устройствами для их считывания.

Для менеджера подобная проблема может проявиться через 10-15 лет, если информация была сохранена только в электронном виде. Поэтому необходимо осуществлять резервное хранение данных и обеспечивать возможность считывания соответствующей информации с носителей в будущем.

Посилання на основну публікацію