Впровадження системи управління проектами

Необхідність впровадження системи управління проектами з точки зору менеджменту
Система управління проектами може бути впроваджена в організації тільки за участю і зацікавленості в цьому вищого керівництва. Якщо керівник організації не бачить необхідності у впровадженні такої системи, то її впровадження напевно буде безуспішним і (або) безглуздим.

Саме керівництво компанії приймає на себе відповідальність за впровадження інновацій або змін в організаційні процеси. Система управління проектами являє собою спосіб внесення змін до процесу проект-менеджменту в організації, яким можуть чинити опір співробітники. Дане опір пов’язано з необхідністю вивчення нових інструментів і методів, дотримання нових правил діяльності і зміною процесу управління проектами в цілому.

Для успішного впровадження системи управління проектами та її подальшого ефективного використання слід в першу чергу переконати менеджмент організації в необхідності впровадження такої системи.

Зацікавлений у впровадженні системи менеджмент докладе максимальну кількість зусиль для полегшення процесу впровадження, а також транслює цінність нової системи управління проектами співробітникам, що значно полегшить процес переходу на нові інструменти і підвищить ефективність їх використання.

Ініціація проекту

Впровадження системи управління проектами слід розглядати як окремий самостійний проект, здійснення якого має відбуватися відповідно до правил проект-менеджменту і управління змінами.

Ініціація даного проекту включає в себе формування робочої групи, розробку плану впровадження системи управління проектами та призначення відповідальної особи. Процес впровадження слід розділити на етапи, кожен з яких повинен володіти організаційними і функціональними рамками.

На етапі ініціації процесу впровадження необхідно також визначитися з тим, чи будуть залучатися зовнішні виконавці або консультанти. Іноді залучення досвідченого фахівці з впровадження систем управління проектами допомагає уникнути типових помилок і отримати швидкі результати.

Пілотний проект

При впровадженні нової системи в організаційну практику необхідно отримати перші видимі результати діяльності цієї системи досить швидко – це сприяє мотивації співробітників, підвищує їх зацікавленість і, як наслідок, швидкість впровадження. Крім того, перші результати дозволяють визначити правильність обраної системи і внести коректування в разі необхідності, не допускаючи значних втрат часу і інших ресурсів.

Для досягнення швидких результатів застосовуються пілотні проекти – «пробне» впровадження системи, яке показує співробітникам і керівництву компанії всі переваги та можливі недоліки впроваджуваної системи на невеликій ділянці.

Пілотний проект системи управління проектами найчастіше покликаний забезпечити всіх зацікавлених користувачів доступом до інформаційної бази шляхом створення спільного автоматизованого реєстру проектної документації.

Вимоги до впроваджуваної системи

Виходячи з перерахованих вище особливостей впровадження системи управління проектами, можна виділити кілька вимог до впроваджуваної системи, дотримання яких забезпечить легкість процесу впровадження і ефективність роботи системи в майбутньому:

  • Можливість поетапного впровадження (від базового функціоналу до складних розширень);
  • Висока швидкість запуску ключових процесів;
  • Легкість з точки зору навчання співробітників та обмеження функціонала;
  • Доброзичливий інтерфейс;
  • Гнучкі функціональні можливості по налаштуванню програмного забезпечення для подальшого додавання або коригування організаційних процесів.
ПОДІЛИТИСЯ:

Дивіться також:
Індивідуальний коучинг