Виявлення та аналіз проблем в процесі управління організацією

Формулювання проблем

Будь-яку проблему краще за все розглядати як можливість вирішити недоліки в процесі роботи. Наявність проблеми в різних галузях діяльності організації можна визначити, якщо відповісти на ряд стандартних запитань про наступні параметри:

  • мета організації;
  • очікування працівників;
  • що працівники хочуть поліпшити в ділових відносинах;
  • в яких областях робочого процесу виконавцям не вистачає часу на роботу;
  • що працівники цінують в роботі і в організації;
  • що працівники не люблять в роботі;
  • які є скарги;
  • що очікують керівники від співробітників;
  • що керівники хочуть змінити;
  • які процеси вимагають занадто багато часу;
  • які ситуації призводять до зниження ефективності;
  • які етапи роботи погано структуровані і організовані;
  • які ще є можливості для отримання прибутку;
  • як знизити витрати і збільшити прибуток;
  • які творчі ідеї можна втілити в процесі роботи;
  • як підвищити конкурентоспроможність продукції;
  • як збільшити рівень продажів;
  • як розширити асортимент;
  • як краще працювати зі скаргами клієнтів;
  • як поліпшити якість реклами і т.д.

Ряд питань може бути продовжений в залежності від основних потреб організації. Ці питання стають першою сходинкою для виявлення проблемних областей в робочому процесі.

Далі необхідно чітко сформулювати проблеми. Для правильного формулювання можна застосовувати кілька методів.

Серія питань. При формулюванні проблеми вона записується у вигляді питання: «Яким чином можна зробити …?» Потім формулювання варіюється, ключові слова замінюються синонімами, щоб виявити додаткові можливості вирішення. Формулювання розширюють, якщо потрібно побачити більше альтернатив і перспектив, або звужують, якщо потрібно вирішити конкретну задачу у вузькій області (потім завдання ділять на підзадачі і прописують до них аналогічні питання).

Бритва Оккама. Суть методу полягає в трьох кроках:

Проводиться мозковий штурм, збирається велика кількість ідей для виявлення проблеми (цей крок пропускають, якщо проблема з самого початку виявлена ​​і сформульована хоча б в загальних рисах).

Зі списку ідей, отриманих в результаті штурму, відбираються ті, з якими можна працювати. Таким чином коло ідей звужується.

Точно формулюється проблема (пишеться так, щоб її бачили всі учасники штурму, потім всі учасники коректують її окремо, групують відповіді) і починається обговорення можливих рішень. Тут важливо обговорити те, який саме результат потрібно отримати після вирішення проблеми.

При застосуванні методу дотримується принцип бритви Оккама, який звучить як афоризм: «Сутності не варто множити без необхідності».

Деревоподібна діаграма. Забезпечує розгляд проблеми як систему подпроблем. Будується ієрархічна діаграма, яка відображає центральну ідею (результат, до якого треба прагнути) і перешкоди. Її елементами стають методи вирішення проблеми, причини проблеми і наслідки з неї.

Цей метод забезпечує охоплення безлічі засобів за рішенням проблеми, дозволяє наочно побачити співвідношення між метою і засобами.

Процес аналізу проблем

Складені проблеми особливо важко вирішувати. Тому дуже важливо розглянути структуру подібних проблем. У кожному конкретному випадку необхідно розглядати проблему з усіх боків і достатню кількість часу. І тільки після всебічного аналізу можна підбирати відповідні методи вирішення проблеми.

Діаграма шести слів. Це метод визначення суті проблеми у вигляді відповідей на питання:

  • Why – Чому;
  • What – Що;
  • When – Коли;
  • Where – Де;
  • Who – Хто;
  • How – Як.

Питання дозволяють послідовно визначити ситуації, коли проблема виникає, а коли – ні. Це дозволяє розглянути проблему з усіх боків. Щоб використовувати цей метод, необхідно чітко визначити початкову проблему.

Посилання на основну публікацію