Структура ділової наради

Нарада – особливий спосіб взаємодії між людьми, вид ділового спілкування, головне завдання якого полягає в роз’ясненні проблем організації, обговоренні її невдач і успіхів, обмін інформацією про поточні справи організації і зіткнення різних думок і поглядів, а також вироблення спільного рішення.

Для додання наради ефективності, його суть слід розглядати в комплексі, враховуючи його структуру, етапи та методи проведення.

Структура наради в себе включає багато компонентів: основні завдання та проблеми, процес проведення наради, типи комунікацій між учасниками, способи вирішення проблем, отриманий результат для керівництва організації в цілому.

Постановка мети

Підготовку наради слід почати з постановки мети проведення наради і розуміння його необхідності. З цією метою треба виявити головні проблеми компанії, які потребують своєчасного вирішення, сформулювати завдання наради, провести аналіз і за його результатами зробити висновки, чи потрібно цю нараду взагалі. У разі, коли вже на початковому етапі зрозуміло, що нарада може бути марним, то буде краще відмовитися від нього. Після того, як прийнято рішення про проведення наради необхідно перейти до складання порядку денного та складу учасників.

Етап підготовки порядку денного і списку учасників

У процесі підготовки порядку денного треба визначити мету наради, його тематику, питання і проблеми, які потребують вирішення, приблизні результати, очікувані керівництвом, співробітниками і компанією в цілому. На цьому ж етапі слід вирішити, які ролі і хто буде виконувати, хто і яку підготовчу роботу проведе.

При прийнятті рішення про склад учасників наради важливою умовою є компетентність в розв’язуваних питаннях учасників, їх обізнаність в обговорюваній області знань. Учасники обов’язково повинні розуміти, чого від них хочуть і навіщо їх звуть. Відповідно, запрошувати треба тільки учасників, які безпосередньо належать до кола вирішуваних завдань. Також слід заздалегідь дізнатися риси характеру учасників: виділити «мовчунів», так як думка саме цієї категорії може виявитися дуже важливим, тому необхідно надати їм час для вираження ідей. Запрошення всім фахівцям для участі слід посилати раніше. У тексті запрошення слід відобразити тему, мету наради, суть наради.

Наступним пунктом є визначення дати проведення. А також вибір місця проведення наради.

Проведення наради

Збором учасників заходу в одному приміщенні починається сама нарада. У цей момент вже починається взаємодія.

Коли нарада розпочалася, першим слово дається керівнику. При цьому вступна частина не повинна займати більше десяти хвилин, зокрема пояснюється тематика, причини збору, мета наради.

Далі починається дискусія. Це зіткнення різних думок і точок зору. Узгодженість в процесі вирішення проблеми – досить рідкісне явище, тому важлива роль лідера в нараді. Якщо немає лідера, то переможцем стає відносна більшість. Але так бути не повинно, учасники повинні прийти до певного консенсусу.

Після закінчення наради підводяться підсумки обговорення, і формулюється рішення. Після прийняття рішення позначається особа або група осіб, яка буде здійснювати його виконання, а також контроль над виконанням.

Недостатньо якісно підготовлене і проведене погано нараду, завдає великої шкоди, так як з’їдає дороге час, відриваючи співробітників від основної роботи.

Посилання на основну публікацію