Проектування організації

Структура управління організації

При створенні організації дуже важливо не тільки визначити сферу діяльності та принципи роботи, а й визначити структуру організації, закріпити її формально. Структура організації – це набір фіксованих взаємозв’язків, що існують між відділами та працівниками організації, схема координації різних етапів робочого процесу. Схема організації показує склад відділів і їх місце в ієрархії, а посадові інструкції описують робочі функції відділів.

Організаційна структура – це система поведінки людей в рамках організації. Організаційна структура управління – це система взаємозв’язків підрозділів організації та окремих працівників, які виконують функції управління.

Формування організаційних структур управління актуально на етапі проектування організації в умовах ринкової економіки. Без чіткого проекту організаційної структури управління подальше вдосконалення управління ускладнюється, як і загальне підвищення ефективності роботи. Причини необхідності проектування:

  • В умовах мінливого ринку складно оперувати статичними методами управління, особливо якщо вони застарівають і не відповідають вимогам ринку, з’являється ризик деформації завдань управління;
  • Для безперебійної роботи виробництва необхідна схема управління технічними системами. Автоматизація виробництва полегшує процес роботи, але не замінює всієї схеми роботи організації, тут необхідний комплексний підхід;
  • Структура спирається на досвід учасників, відомі схеми управління, інтуїцію і наукові методи проектування, що дозволяє використовувати весь цей інструментарій в роботі організації;
  • Проектування здійснюється фахівцями, які володіють методологією формування організаційних систем управління.

В процесі розробки організаційної структури як чіткого набору методів і органів управління враховуються функції управління, які буде виконувати той чи інший відділ.

Проектування структури управління

При проектуванні враховується система цілей, загальна стратегія і місія, а також розподіл цілей і завдань між ланками організації. У систему входять склад підрозділів і їх взаємозв’язок, розподіл відповідальності, організація комунікацій, інформаційних потоків, документообігу. Організаційна структура так само включає в себе загальну поведінкову систему для окремих працівників і груп людей, які взаємодіють з метою вирішення спільних завдань.

Багатоплановість організаційної структури і наявність багатьох складових елементів не дозволяють використовувати чіткі і однозначні методи побудови (як формальні, так і неформальні). Тут потрібно використовувати поєднання наукового інструментарію на основі системного підходу та аналітичної роботи експертів, враховувати як вітчизняний, так і зарубіжний досвід. Будь-яке проектування починається спочатку з цілей, потім – розстановки завдань, а після визначається механізм досягнення цілей.

Системний підхід дозволяє:

  • тримати в полі зору всі завдання управління;
  • виявити всі управлінські функції і зв’язати їх з завданнями;
  • розподілити відповідальність по всіх щаблях ієрархії майбутньої організації;
  • оформити зв’язку не тільки по вертикалі, але і по горизонталі (між працівниками одного рівня).

До недавнього часу проектування управління відбувалося за допомогою нормативних методів, а це призводило до одноманітності організаційних структур управління, старі шаблони організацій переходили в сучасний ринок без урахування того, що деякі функції і посади можуть бути застарілими. Апарат управління повторював старі схеми розподілу прав і відповідальності. Методики проектування орієнтувалися на функції, строгий регламент процесу управління. Виходячи з функцій визначалися завдання відділів. Але в сучасних умовах нестабільного ринку цільовий підхід більш виправданий. Коли цілі і завдання ставляться на перше місце, ніж набір функцій у відділах, розподіл системи управління відбувається більш ефективно. Особливо це важливо при проектуванні акціонерних товариств, великих корпорацій, при вирішенні фінансових проблем і проблем з якістю продукції.

Процес проектування з орієнтуванням на цілі і завдання виглядає наступним чином:

Ефективність організаційної структури

Основна мета більшості організацій на ринку – задоволення потреб у товарах і послугах. Чим більше система цілей визначає організаційну структуру, тим ефективніше діяльність організації. Але не тільки система цілей визначає загальну ефективність структури, існує набір показників, які можуть змінюватися в залежності від сфери діяльності, розміру організації і т.д.

Потрібно враховувати наступні параметри:

  • як організаційна структура забезпечує досягнення цілей;
  • як побудова і процеси всередині організації відповідають своїм функціональним призначенням (чи є зайві дії, відхилення і т.д.);
  • наскільки повно досягаються цілі;
  • наскільки стійка організація на ринку;
  • наскільки регулярно і стабільно виконуються завдання.

З нормативних показників використовуються наступні:

  • розмір переробленої інформації за певний період часу;
  • оперативність прийняття рішень (виходячи з тимчасових показників);
  • стабільність управлінського апарату (чи є плинність кадрів, рівень кваліфікації, досвід, і т.д.);
  • гнучкість в прийнятті рішень;
  • здатність адаптуватися до зовнішнього середовища;
  • чисельність апарату управління та її обґрунтованість.
Посилання на основну публікацію