Процес комунікації

Під комунікаційним процесом розуміється обмін інформацією між окремими людьми або ж групою осіб.

Основною метою комунікаційного процесу є забезпечення розуміння відправленого повідомлення.

Основні елементи процесу комунікацій

У процесі інформаційного обміну виділяють чотири ключові обов’язкові елементи:

  • відправник;
  • повідомлення;
  • канал передачі інформації;
  • одержувач.

Ключові елементи процесу комунікацій

Відзначимо, що сам процес комунікації складається з більшої кількості етапів і елементів.

У відправника спочатку народжується ідея, продумується то, яку думку слід донести до одержувача, яким чином і чому це повинно бути сприйнято. Наприклад, якщо здійснюється передача інформації про подання споживачеві нового товару, то визначається, що треба йому знати про товар, чому цей товар йому потрібен і яку користь принесе цей товар.

Отже, обробляючи ідею “під конкретного одержувача”, народжується інформація, яку треба подати в якомусь вигляді або, іншими словами, зробити кодування. Кодування – це переклад інформації в символи, слова, інтонацію, жести. Кодування залежить багато в чому від того, які засіб і канал передачі буде вибрано: письмове звернення, усне мовлення, плакат, знак, канал електронної комунікації і т. П. Якщо канал не відповідає з’явилася на початковому етапі ідеї, обмін інформацією буде неефективним. Наприклад, якщо необхідно пояснити, як нове обладнання працює, можна це зробити або усно, або написавши певні інструкції. Якщо процес роботи складний, то другий канал комунікації стане більш ефективним, особливо якщо він підкріплюється наочної інформацією.

Конфігурація комунікаційних мереж

Вибір засобів повідомлення не повинен бути обмеженим єдиним каналом. Найчастіше бажано застосовувати в поєднанні два або більше засобів комунікації. Це може ефект сприйняття посилити і виправити недоліки будь-якого одного каналу.

Важливий фактор, що впливає на комунікаційний процес – це організаційний аспект конфігурації комунікаційних мереж.

Мережі – це з’єднання певним чином беруть участь в комунікаційному процесі індивідів і елементів за допомогою інформаційного потоку.

Централізовані інформаційні потоки типу “колесо”, радіальна характеризується тим, що один член групи завжди знаходиться на перетинах всіх напрямків спілкування. Розуміння даних типів комунікаційних мереж важливо з метою визначення владних повноважень і соціальних позицій всередині групи.

На практиці вибір тієї чи іншої мережі комунікацій визначено завданнями і цілями, перед групою стоять. Якщо потрібно вдосконалення комунікаційної системи, то слід почати з аналізу мереж комунікації.

Передача інформації одержувачу є фізичне доведення до одержувача інформації, яку дуже часто приймають власне за весь процес комунікації. Фактично це є процесом організації доступності інформаційного повідомлення та інформації. В організації такої процес забезпечується офіс – менеджерами, секретарями, кур’єрами або електронними засобами. Одержувач (наприклад, начальник) повинен побачити, почути і зрозуміти те, що повідомляють йому.

Розуміння визначається тим, як проводиться декодування інформаційного повідомлення. Декодування по суті – це переклад символів відправника в думці одержувачів. Чим символи обрані точніше, тим вони будуть точніше декодовані. Будь-який керівник повинен підбирати такий вислів своїх думок, яке відповідає рівню сприйняття підлеглого.

Процес передачі інформації є неповним без отримання (контроль) і інтерпретації зворотного зв’язку. У одержувача після отримання повідомлення виникає реакція, яка характеризує те, як повідомлення було зрозуміле. Одержувач виробляє дії, які також повинні бути декодовані, але вже самим відправником. При цьому виникає зворотний зв’язок, що дозволяє процес передачі інформації контролювати і коригувати. Зворотній зв’язок підвищує ефективність комунікаційного процесу в цілому і дозволяє шум в каналі компенсувати. Шумом називається те, що сенс переданої інформації спотворює. Це може бути чисто механічна несправність (погана якість друку), освітні відмінності учасників процесу, різниця в сприйнятті і т. П. Шум практично завжди присутній, тому керівнику слід знати можливі джерела шумів і способи усунення їх.

Етапи комунікації

У процесі обміну інформацією відправник і одержувач проходять ряд взаємопов’язаних етапів. Завдання їх – скласти повідомлення і використовувати для його передачі канал так, щоб вихідна ідея обома сторонами була зрозуміла і розділена. Це досить важко, оскільки кожен етап одночасно є точкою, в якій може бути пошкодженим або повністю втрачено сенс. Хоча часто процес комунікацій завершується за кілька секунд, що утрудняє виділення етапів його, їх аналіз допомагає виявити проблеми, які можуть в різних точках його виникнути.

Взаємопов’язані етапи комунікації такі:

1 етап – зародження ідеї. Обмін інформацією починається з формулювання ідеї і відбору інформації. Деякі спроби обміну інформацією вже тут обриваються, на самому початку комунікації. На даному етапі слід зрозуміти, яке повідомлення ви хочете транслювати, а також оцінити доречність і адекватність ваших ідей з урахуванням деякої ситуації і цілей комунікації.

2 етап – кодування і вибір каналу. Перш ніж передавати ідею, відправник повинен за допомогою смислових знаків і символів закодувати її, використавши слова для цього, інтонації, жести. Таке кодування ідею перетворює в повідомлення. Відправник також повинен вибрати канал, сумісний з видом символів, використаних при кодуванні. До загальновідомих каналів відносяться передача мови і письмових матеріалів, а також електронні засоби зв’язку, електронна пошта, відеоконференція. Якщо канат для фізичного втілення символів непридатний, передача неможлива. Так, наприклад, візуальне зображення по звичайному телефону неможливо передати. Якщо канал не дуже відповідає зародилася на першому етапі ідеї, обмін інформацією буде менш ефективним. Вибір засобу повідомлення не повинен бути обмежений єдиним каналом. Бажано використовувати поєднання декількох каналів комунікації. Процес при цьому, ускладнюється, безумовно, так як відправнику доводиться встановлювати послідовність використання цих коштів комунікації і визначити часові інтервали в послідовності передачі повідомлень. Дослідження проте показують, що одночасне використання комбінованих засобів обміну візуальної, усній і письмовій інформацією ефективніше, ніж, обмін тільки візуальною або письмовій інформацією.

3 етап – передача. На цьому етапі відправник використовує канали для доставки одержувачу повідомлення. Йдеться про фізичну передачу повідомлення, технічних складових процесу взаємодії, які багато помилково і приймають за сам процес комунікацій. У той же час, передача є лише одним з етапів, через які треба пройти, щоб ідею донести до іншої особи.

4 етап – декодування. За результатами передачі повідомлення відправником одержувач його декодує. Декодування являє собою переклад символів відправника в думці одержувачів. Якщо символи мають те ж смислове значення для одержувача, що і для відправника, то адресат буде знати, що саме відправник мав на увазі, коли його ідея формувалася. Якщо реакції на ідею не потрібно, процес обміну інформацією на цьому повинен завершитися. Однак в силу ряду причин одержувач може додати трохи інший, ніж в голові відправника, сенс повідомленню. З точки зору ініціатора комунікації, обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, провівши дії, яких чекав від нього відправник.

ПОДІЛИТИСЯ: