Правила ділової наради

Поняття ділової наради

Нарада колег і працівників – є однією із загальноприйнятих норм ділової комунікації. За допомогою наради керівник може налагодити канал комунікації і отримати зворотній зв’язок про якість роботи організації, тенденції, що виникають на підприємстві. Наради можуть стати як позитивним, так і негативним мотиватором для співробітників. Ефективність наради може знизитися в разі, коли співробітники починають проявляти емоційну складову міжособистісного спілкування.

Погано підготовлений, демотивований співробітник починає проявляти нерозуміння, неувага до процесу наради і надається інформації, що може привести до невірного сприйняття цілей і завдань і негативного результату.

Учасники ділової наради

Проведення ділової наради застосовується керівником для встановлення ефективного зв’язку між різними елементами організації і учасниками виробничого процесу, постачальниками, покупцями, що вимагають колективної резолюції з питання. В якості учасників ділового наради виступають:

Керівник наради (організації) – виступає в ролі ведучого комунікативного ланки, функцією якого є здійснення процесу наради і контроль його проведення з метою отримати необхідний результат.

Елементи наради – ними можуть виступати співробітники організації, партнери, клієнти, посередники, представники великих банків і конкурентів.

Процес проведення ділової наради

Ділова нарада проводиться в строгому регламенті і порядку. Воно призначається на певний час і триває від 15 до 45 хвилин, тому що якщо це час перевищено, ділову нараду переходить в форму ділових переговорів. Учасники ділової наради слухають мета наради і починають обмін інформацією. Якщо нарада проводиться з підлеглими, керівник озвучує мети і завдання для кожного співробітника. Рідше проводяться наради з клієнтами і кредиторами. Як правило, цим комунікативним одиницям керівник присвячує більше уваги, а формат наради цього не дозволяє. Існують прийняті правила проведення наради. Озвучимо їх.

Правила ділової наради

На даний момент в бізнес – співтоваристві існує негласна форма проведення нарад, в неї входять наступні пункти:

  • Вибрати тему наради та частоту її проведення. Воно може бути постійним, екстреним, спонтанним;
  • Необхідно заздалегідь сповістити учасників наради і задати його напрямки. На даному етапі керівник виступає ініціатором і повинен попередити співробітників про проведення комунікації, попросити підготувати заздалегідь матеріали та підготується самому.
    Сповіщати про нараду слід не всіх співробітників, а тільки тих, хто перебуває в контактній групі і може надати активний вплив на процес прийняття рішення.
  • Кожен учасник повинен озвучити думку по темі наради, дати свою оцінку та рекомендації, інакше його участь в нараді безглуздо і недоцільно.
  • Керівник повинен керувати процесом наради і задати тон спілкування, спрямовуючи його в сторону цікавить питання. З боку керівника, необхідно зберегти коректність у веденні наради, а учасники повинні проявляти увагу і активну участь;
  • На завершення наради керівник повинен зробити висновки, сформувати мету і завдання для кожного учасника і намітити план виконання, подякувавши кожного з учасників за проведена нарада.

Підводячи підсумки темі про нараду, слід сказати, що ділове нараду є складним комунікативним процесом, що зачіпають психологічні та мотивуючі елементи виробничого процесу і щоденної роботи підприємства. Проведення наради стає ефективним інструментом комунікації між керівником і підлеглими в двосторонньому порядку, таким чином, що виникає дискусія.

Ефективний керівник прагне почути думку співробітників по питанню і проводить наради для досягнення своїх цілей ефективного менеджменту. Іноді наради можуть набувати негативний відтінок. Це відбувається в тому випадку, якщо комунікативний процес не встановлено повноцінно і жодна зі сторін не готова до комунікації. При дотриманні правил ділового наради, комунікація завжди виникає і призводить до позитивних досягнень.

Посилання на основну публікацію