Поняття і етапи контролю

Сутність контролю

Контроль за своєю суттю є процесом визначення, оцінки та інформації в частині відхилень дійсного значення від заданого або збігу їх і результати аналізу. Можна здійснювати контроль цілей, ходу виконання планів і прогнозів, розвитку процесу відповідно до очікувань від нього.

Предметом контролю може стає як виконавська діяльність, так і робота самого менеджера. У процесі регулювання використовується контрольна інформація, що, таким чином, формує доцільність об’єднання контролю і планування в єдину управлінську систему управління: планування, контролю, звітності, менеджменту (рис. 1).

Контроль може здійснюватися особами, які прямо або побічно залежать від процесу. Перевіркою при цьому називається здійснення контролю особами, які від процесу незалежні.

Ключові концепції контролю

У роботах вчених і дослідників зазвичай розглядаються наступні класифікації контролю:

  • за ознакою приналежності суб’єкта контролю до підприємства (внутрішній або зовнішній);
  • по підставі для обов’язків контролю (добровільний контроль, договірної контроль, контроль за статутом або за законом);
  • по об’єктах контролю (за рішеннями, за яким – небудь об’єктом, за результатами);
  • за ознакою регулярності (нерегулярний, регулярний, спеціальний).

Контроль є одним з основних інструментів розробки політики та прийняття рішень, які забезпечують нормальне функціонування організації як на довгострокову перспективу, так і в питаннях оперативного менеджменту.

Функція контролю є такою характеристикою управління, яка дає можливість визначити проблеми, таким чином скорегувати організаційну діяльність, щоб кризову ситуацію попередити.

У функцію контролю включається:

  • процеси збору, обробки та аналізу інформації в частині фактичних результатів господарської діяльності кожного підрозділу фірми, зіставлення з плановими показниками, виявлення відхилень і аналіз причин подібних відхилень;
  • розробка необхідних для досягнення заданих цілей заходів.

Найважливіша функція контролю – це розробка системи стандартів звітності (з фінансових і виробничих показників), перевірка такої звітності та аналіз її як за підсумками господарської діяльності фірми в цілому, так і кожного підрозділу окремо.

Основні функції контролю в системі управління організацією

Контроль в системі управління організацією має ряд основоположних функцій, серед яких такі:

  • Перевірочна функція, що припускає встановлення обґрунтованості, доцільності, законності рішень; перевірка виконання їх, дотримання екологічних, технічних, правових та інших норм і нормативів; виявлення порушень і помилок.
  • Інформаційна функція, що передбачає збір, передачу, обробку інформації про стан будь – якого об’єкта.
  • Діагностична функція, яка передбачає оцінку і вивчення реального стану справ в організації і в її оточенні, визначення ключових тенденцій зміни його, можливостей і загроз, наявності прихованих резервів
  • Прогностична функція створює базу для припущень про потенційний стан об’єкта і майбутніх можливих відхиленнях його від заданих раніше параметрів.
  • Комунікаційна функція забезпечує процес встановлення і підтримання зворотного зв’язку.
    Орієнтована функція контролю вказує, на чому необхідно концентрувати особливу увагу
    Стимулююча функція передбачає те, що за результатами проведення контролю проводиться оцінка персоналу, покарання або заохочення.
  • Коригувальна функція має на увазі що, на базі отриманих результатів, поведінку і стан об’єкта та його частин змінюються та, щоб були забезпечені всі необхідні значення характеристик його або сталість функціонування в разі відхилення від них.
    Захисна функція контролю сприяє забезпеченню збереження життєво важливих для організації ресурсів.

Етапи процесу здійснення контролю

Першим етапом процесу контролю є визначення стандартів, т. Е. Піддаються вимірюванню і конкретних цілей. Для ефективного управління повинні створюватися стандарти в формі показників результативності об’єкта управління для всіх його ключових областей.

На другому етапі проводиться вимірювання фактично досягнутих результатів діяльності організації та її персоналу.

Третій етап передбачає зіставлення показників функціонування і встановлених стандартів, визначення масштабів допустимого відхилення від встановленої норми.

Лише суттєві відхилення від встановлених стандартів повинні призводити до коригуючих діях. До подібних заходів відносяться: зміна внутрішніх змінних системи, модифікація стандартів або невтручання у функціонування системи.

У процесі здійснення процедури контролю менеджер повинен обов’язково враховувати поведінку людей. Контроль за діями співробітників може на них здійснювати як позитивний, так і негативний вплив. У ряді випадків контроль може приводити і до видачі невірної інформації.

Як результат контролю, виділяють три головні моменти:

  • формування критеріїв і стандартів;
  • вимір справжніх результатів діяльності;
  • соизмерение реальних і планових результатів.

Основні характеристики ефективного контролю

Стратегічна спрямованість контролю, яка передбачає відображення і підтримку загальних організаційних пріоритетів.

  • Відповідність процесу. Контроль неупереджено повинен оцінювати і вимірювати те, що для організації важливо на конкретному етапі розвитку.
  • Спрямованість на результати. Підсумкова мета контролю – зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, з метою вирішення завдань, що стоять перед організацією. Ефективний контроль повинен сприяти досягненню поставлених цілей.
  • Простота. Ефективний контроль повинен відповідати потребам і можливостям персоналу, що взаємодіє з системою контролю і її здійснює.
  • Контроль повинен бути досить гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі і всередині організації.
  • Своєчасність здійснення оцінок або вимірювань.
  • Економічність. Слід чітко відслідковувати в організації витрати на здійснення контролю.

Контроль повинен здійснюватися не тільки керівником, але і персоналом організації, оскільки найкращим контролем є самоконтроль.

Для підвищення надійності контролю необхідно розширювати межі повноважень персоналу.

Посилання на основну публікацію