Організація ділових нарад

Поняття ділової наради

Ділова нарада є важливою формою здійснення управлінської діяльності, в процесі якої відбувається обмін інформацією управлінців з підлеглими і прийняття управлінських рішень.

У процесі проведення ділової наради його учасники залучаються до колективної виробленні оптимального вирішення означеної проблеми, що виникла в компанії.

В цьому відношенні процес управління прийнято розділяти на 3 стадії:

  • Стадія збору і переробки інформації;
  • Здійснення координації функціонування всіх співробітників і підрозділів підприємства;
  • Стадія прийняття рішення.

Роль наради в компанії

За допомогою ефективно організованих ділових нарад можливе вирішення важливих навчально-виховних завдань. За допомогою нарад їх учасники вчаться колективному прийняттю рішень, комплексного вирішення завдань, досягнення компромісів. В процесі наради купується культура корпоративного спілкування між співробітниками фірми.

На більшості великих підприємств єдиною можливістю контакту з керівниками вищої ланки є саме наради.

Нарада доповнення до управлінської роботи менеджера, на них можна вирішити повсякденні ділові питання і проблеми.

Завдання ділових нарад

За допомогою ділових нарад відбувається вирішення наступних завдань:

  • Розвивається і зміцнюється політика компанії і відбувається її втілення в життя;
  • Відбувається інтеграція заходів усіх підрозділів підприємства з урахуванням загальних цілей фірми;
  • Виявляються і розраховуються колективні результати;
  • Відбувається колективне рішення проблем при обліку навчального ефекту.

Етапи нарад

На етапі підготовки ділового наради визначається доцільність проведення наради, менеджером ставляться основні завдання, які необхідні для вирішення. Нарада доцільно проводити при наявності необхідності в обміні інформацією, а також для виявлення думок і способів вирішення проблем і нестандартних ситуацій, прийняття рішень по комплексних питань.

На цій же стадії визначається порядок денний і склад учасників ділового наради. У процесі підготовки порядку денного необхідно уточнення:

  • змісту обговорюваних питань і головної теми, що характеризує його сутність;
  • умов, яким повинен відповідати остаточний результат наради;
  • учасники наради і їх функції.

Після того, як визначено склад учасників, призначається дата і час проведення наради. На більшості підприємств для наради відводять один певний день в тиждень, що дає можливість його учасникам раціонально спланувати свій робочий час і провести належну підготовку.

Останнім етапом процедури підготовки ділової наради є підготовка учасників наради. Основою всієї роботи даного напрямку можна звести до завчасного знайомству кожного учасника наради з порядком денним і необхідними матеріалами. Кожному учаснику необхідно заздалегідь ознайомитися з тематикою і завданнями наради, завдяки чому в подальшому нарада пройде більш ефективно.

На наступному етапі відбувається безпосереднє проведення наради. Оптимальною тривалістю спільної розумової діяльності більшості людей, з досліджень вчених, становить всього 40-45 хвилин. По закінченню 50-60 хвилин увагу учасників наради може бути ослаблене, в результаті чого з’явитися сторонній шум, зайві рухи і розмови на абстрактні теми. Якщо в цей час не зробити перерву, то у більшої кількості учасників настане перевтома. Якщо провести 30-40-хвилинну перерву, то у присутніх можна буде спостерігати поліпшення самопочуття, відновлення нормального стану, тому обговорення проблем можна буде продовжити більш продуктивно.

Посилання на основну публікацію