Норми керованості

 

Найважливіший фактор, що впливає на вибір типу структури управління організації – це норма керованості. Надмірна кількість підлеглих може привести до зростання управлінських обов’язків менеджера, що контроль над роботою підлеглих послаблює і ускладнює виявлення помилок в роботі і т.п. І навпаки, зайве звуження норми керованості – причина збільшення кількості рівнів управління, «сверхцентрализации» влади, невиправданого зростання адміністративних витрат і розширення кола проблем в результаті ослаблення взаємозв’язку між нижнім і верхнім рівнем організаційної структури.

Підходи до визначення норми керованості

З метою визначення оптимальної норми керованості в основному використовують два підходи.

Дослідно-статистичний підхід, який заснований на методі аналогій. Він реалізується шляхом зіставлення штатної чисельності персоналу аналізованої структури і штатної чисельності схожою структури, що здійснює аналогічний обсяг робіт і має менший штат. Даний метод досить простий, не вимагає серйозних витрат праці і має широке поширення. За допомогою його за аналогією з передовими структурами визначаються типові штати. При цьому, строго кажучи, такий метод не можна віднести до науково обгрунтованим. Отже для розробки науково обгрунтованих, передових структур можуть застосовуватися розрахунково-аналітичні методи.

Розрахунково-аналітичні методи засновані на таких факторах, як характер робіт, обсяг інформації, витрати робочого часу, кількість взаємозв’язків в організації.
В рамках даних методів виділяють наступні види робіт:

  • творчі (евристичні), що полягає у виробленні та прийнятті рішень;
  • адміністративно-організаційні, що складаються з розпорядчих, контрольно-оцінних та координаційних операцій;
  • виконавські (операторні), які полягають у виконанні робіт, чітко визначених інструкціями.

Відзначимо, що обсяг виконуваної персоналом роботи в силу специфіки його праці висловити в нормо-годинах не завжди можливо.

Складність праці деяких фахівців залежить від того, яку питому вагу в загальному обсязі їх діяльності припадає на той чи інший вид роботи. Багатогранність і складність праці персоналу визначає і складність кількісної оцінки його. Творча робота в цьому відношенні – найменш піддається кількісному вимірюванню, наприклад, її не можна виразити в нормо-годинах.

Адміністративна робота теж є категорією складної праці, вона може містити деякі операції, вимірюванню піддаються, але частка таких операцій дуже незначна. Виконавський працю може бути визначено кількісно виражений, і його витрати можуть вимірюватися в нормо-годинах.

Нормування праці

Нормування складної праці здійснюється наступним чином:

  • при нормуванні праці, який пов’язаний з аналізом, виробленням суджень і прийняттям рішень, доцільно провести хронометраж діяльності відповідної категорії персоналу по вивченню документів, листування, складання звітів, інших варіантів, участі в ділових бесідах і нарадах, з урахуванням досвіду, звання, зацікавленості виконавця;
  • при оцінці праці виконавців, рутинного характеру не носить, можна, як показує досвід, застосовувати які проявляються через певний час штампи, схеми роботи, послідовність в діях і інші елементи, які піддаються формалізації.

З урахуванням психологічного протидії працівників творчої праці регламентування їх роботи, доцільно виявити до них делікатний підхід і, наприклад, постаратися їх самих підключити до процесів нормування.

При нормуванні витрат робочого часу застосовується метод фотохронометражні спостережень. Він особливо корисний при відсутності нормативів і норм витрат. Перевагою даного методу є можливість встановлення нормативної чисельності штату з урахуванням специфіки аналізованої структури. Разом з цим:

  • результати аналізу показують витрати робочого часу лише на момент спостереження;
  • для отримання достовірних результатів необхідні значні витрати коштів і часу;
  • не виключена суб’єктивність в оцінці.

Визначення норми керованості шляхом вимірювання об’єму інформації здійснюється на основі так званого методу Монте – Карло – методу статистичних випробувань.

Вся маса документованої інформації, що надійшла в систему і вийшла з неї, підшита до відповідних справи і пронумерована повністю, може бути представлена ​​у формі квадрата, розділеного на рівні частини, що відповідає поділу всієї маси інформації на окремі частини, що відносяться до виконання тієї чи іншої службової функції. Попадання певного службового документа в ту чи іншу частину визначається випадковим вибором місця зберігання цього документа. Так, знаючи загальна кількість аркушів всіх документів і зроблених випадкових проб, нескладно визначити і кількість аркушів, протягом року проходять по будь-якої службової функції. Визначивши середньорічний обсяг інформації, що переробляється одним виконавцем по певної службової функції, можна дізнатися необхідну чисельність персоналу по даній функції.

Даний метод можна застосовувати тільки для обчислення нормативної чисельності персоналу, який пов’язаний з переробкою інформації, і вимагає істотних витрат часу. А точність його залежить від кількості вироблених проб.

Погляди дослідників на проблему визначення норми керованості
Рада Національної промислової конференції в США запропонував перелік факторів, що приймаються в обов’язковому порядку до відома при розрахунку оптимальної кількості підлеглих. Серед них:

  • Рівень компетентності підлеглого і керівника.
  • Інтенсивність взаємодії між окремими підлеглими або групами.
  • Межі, в яких менеджер виконує роботу не управлінського характеру, і тимчасова потреба на контакти з іншими організаційними одиницями.
  • Подібності або відмінності в діяльності підлеглих.
  • Широта проблематики в очолюваному підрозділі.
  • Поширеність в рамках організації стандартизації процедур.
  • Ступінь фізичних відмінностей в діяльності.

На думку ряду дослідників, щоб менеджер вищого рівня не був перевантажений і мав можливості в справи підлеглих вникати, а також вирішувати перспективні питання, усереднене значення норми керованості має становити 3-6 чол.

Норми керованості лінійних керівників

Автори деяких міжгалузевих методик щодо вдосконалення організаційних структур наводять такі рекомендовані значення норми керованості:

  • не більше 10-12 чол. – для керівників організацій та їх перших заступників;
  • не менше 7-10 чол. – для функціональних відділів;
  • не менше 4-6 чол. – для функціональних бюро;
  • 15-20 чол. – для технологічних і конструкторських відділів;
  • 7-10 чол. – для технологічних і конструкторських бюро.

Заступник керівника структурного підрозділу вводяться, зазвичай, при перевищенні в 1,5 рази норми керованості.

Підкреслимо, що в кожній конкретній організації визначення кількісного значення норми керованості має виробляється на основі аналізу всіх факторів, що впливають на неї, з урахуванням специфіки галузі та особливостей виробництва. На практиці ж при побудові організаційної структури рекомендації вчених часто ігноруються, що призводить до високого завантаження лінійного керівника.

Таким чином, введення норми керованості для лінійних керівників створює науково обґрунтовану базу для правильного планування чисельності їх, створює рівні умови по напруженості їх праці, дозволяє виявити їх резерви чисельності, а також забезпечує раціональну керованість персоналом.

 

Посилання на основну публікацію