Місце аналізу в управлінському циклі

Аналіз в управлінському циклі виконує потрійну роль:

  • він передує плануванню і необхідний для оцінки утворився положення і власного потенціалу;
  • дає можливість виявити причину відхилень, що з’являються в процесі реалізації плану;
  • є наступним етапом після заключного контролю, закінчуючи управлінський цикл, і необхідний для оцінки досягнень.

Сукупність робіт, які виконуються в рамках цієї функції досить широка: збір інформації, обробка її, систематизація, класифікація, аналіз і зберігання в управлінських цілях. Аналіз – це внутрішня функція управління. Аналіз всі функції менеджменту передує, але не є характеристикою активності впливу суб’єкта управління на об’єкт управління.

Функція аналізу поширюється на всі організаційні компоненти і елементи, тому в структурі управління формуються відокремлені підрозділи по здійсненню функції аналізу. До подібних підрозділам відносять аналітичні та соціологічні служби, відділи статистики.

Аналіз стану фірми включає в себе дослідження внутрішнього і зовнішнього середовища.

Аналіз внутрішнього середовища

Аналіз внутрішнього середовища складається з наступних аспектів:

  • збір загальних даних про підприємство: формі власності, галузевої приналежність і вигляді власності, кількості працюючих, основних споживачах продукції (послуг) та основних постачальників сировини;
  • узагальнення даних про виробничих та матеріальних потоках;
  • дослідження економічного становища, що зачіпає рентабельність, доходи, оборотність фондів та ін .;
  • проведення аналізу системи управління, що зачіпає організаційну структуру управління, що застосовуються методи управління, переважний стиль управління, яка використовується методика прийняття рішень;
  • аналіз персоналу фірми, що включає в себе оцінку кваліфікації, знань і навичок працівників, згуртованості колективу, домінуючих інтересів персоналу.

Ключова мета проведення аналізу внутрішнього середовища – це встановлення ступеня ефективності використання наявних у підприємства ресурсів. При цьому основна увага приділяється взаємодії і взаємин результатів і ресурсів, досягнень і зусиль, доходів і витрат.

Аналіз зовнішнього середовища

Ключовими аспектами при проведенні аналізу зовнішнього середовища фірми є:

  • вивчення існуючих аналогів продукції, що випускається підприємством;
  • дослідження існуючих в галузі технологій та їх можливий розвиток;
  • проведення аналізу державної політики, при цьому основна увага приділяється перспективі обмеження видів діяльності фірми;
  • дослідження стану ринку збуту і ринку споживання.

Основна увага при цьому приділяється частці ринку збуту і ступеня стійкості положення на них, стосовно клієнтів до продукції і послуг підприємства та можливої ​​зміни купівельної поведінки, конкурентної поведінки, взаємовідносин з партнерами і постачальниками.

Алгоритм здійснення аналізу в управлінському циклі

Виходячи з накопиченого досвіду, можна скласти певний алгоритм вирішення проблем, що включає в себе кілька послідовних кроків:

1. Розпізнавання проблеми, в ході яке важливо відповісти на такі питання, як пов’язані симптоми з існуючою проблемою; чи можна об’єднати симптоми з чим-небудь, що відбувається в даний момент; які специфічні риси проблем; яка пріоритетність може бути їй приписана; що спочатку потрібно робити з проблемами.

2. Аналіз проблеми, в процесі чого використовується поєднання прямого спостереження, інтерв’ю, огляду документів і засідань. Під час збору інформації не завжди слід привертати увагу до проблем – доцільно говорити про можливі дії і симптомах. Слід починати з співробітника, яким було запропоновано удосконалення, зібрати максимум інформації, вивчити категорію проблем, дати їх трактування – починаючи від консервативної до радикальної, зосередити увагу на конкретних діях.

3. Виявлення альтернатив. Так, можуть бути зроблені наступні варіанти дій

  • нічого не робити;
  • реструктурувати проект без залучення нових ресурсів;
  • додати ресурси для вирішення проблем, не звертаючи уваги на їх ціну;
  • перерозподілити всередині команди проекту ресурси;
  • усунути з проекту ресурси;
  • розширити масштаби і / або цілі проекту;
  • звузити масштаби і / або цілі проекту;
  • вирішити проблеми за межами проекту;
  • поміняти технологію роботи в проекті.

4. Прийняття рішення. У цьому контексті дії, як правило, мають на увазі політику, зміни запобіжного і плану в частині ресурсів. Визначивши рішення і встановивши дії, потрібно проінформувати керівництво про проблеми і рекомендованому підході.

5. Одночасне оголошення про дії і рішення.

6. Вчинення дії. При цьому здійснювати дії необхідно одночасно: якщо виробляти це послідовно, яке – то час буде функціонувати «гібрид» старого і нового.

7. Перевірка, контроль за виконанням. Результати рішень і дій повинні незабаром проявитися після втілення їх в життя. Для чого слід відповісти на ряд питань: вилікувана «хвороба» повністю або ж тільки симптоми її; чи не створює побічний результат рішень інші проблеми; чи є додаткові області, де є можливість ці дії застосувати, і рішення з незначними додатковими зусиллями.

Для застосування на практиці зазвичай пропонуються три різних за ступенем деталізації варіанти структуризації і аналізу проблем:

  • формулювання проблем і її можливих наслідків;
  • визначення деяких проблемних областей і моніторинг потенційної складності;
  • структуризація проблеми і можливих варіантів їх вирішення.

Кожен з методів має свої переваги і недоліки, можлива їх будь-яка комбінація.

Методи проведення аналізу в управлінні

В управлінському циклі для проведення аналізу використовуються соціологічні (опитування або анкетування) і аналітичні методи.

Метод опитування спрямований на отримання від безпосередніх учасників досліджуваних явищ або процесів інформації. Даний метод може бути проведений за допомогою групового та індивідуального анкетування; поштового, пресового і телефонного опитування; формалізованого, фокусированного і вільного інтерв’ювання.

Метод спостереження має на меті досить протяжний збір інформації, який здійснюється одночасно з розвитком досліджуваного явища (проблеми). Спостереження можуть бути: польовими і лабораторними, систематичними і несистематичними, структурованими і неструктурованими.

Метод експерименту сприяє перевірці життєздатності досліджуваних явищ (проблем). Види експериментів: польове, лабораторне, лінійне, паралельне і т.п.

Метод документаційного аналізу орієнтований на використання всієї повноти інформації, що міститься в документах. Методи аналізу в себе включають: метод порівняння, індексний метод, балансовий метод, метод ланцюгових підстановок, метод елімінування, графічний метод, функціонально-вартісний аналіз.

У процесі аналізу можуть бути використані такі прийоми, як:

  • прийом зведення й угруповання,
  • прийом відносних і абсолютних величин,
  • прийом динамічних рядів,
  • прийом середніх величин,
  • прийом вибіркових і суцільних спостережень,
  • прийом узагальнення і деталізації.
Посилання на основну публікацію