Матриця розподілу функцій управління

Сутність розподілу управлінських функцій

Управлінська функція є частиною процесу управління, виділеної за характером і змістом пов’язаного з нею праці. Ефективна реалізація функції управління передбачає відповідний розподіл прав і обов’язків всередині організації, між її підрозділами і співробітниками. При цьому раціоналізація розподілу управлінських функцій компанії сприяє тому, що процес досягнення організаційних цілей здійснює більш швидко, ефективно і результативно.

Одним з інструментів, що забезпечують обгрунтований розподіл управлінських функцій, є матриця розподілу функцій управління.

Матриця розподілу функцій управління (матриця функцій, функціональна матриця) – таблиця, по горизонталі якої розміщуються функції управління, а по вертикалі – структурні підрозділи (або співробітники) організації. На перетині рядків і стовпців розміщується конкретизація загальних функцій управління з організаційних підрозділам. Конкретизація здійснюється за допомогою використання умовних знаків, що позначають відношення кожного підрозділу або співробітника до реалізації тієї чи іншої функції.

Вид матриці розподілу функцій управління

На малюнку нижче представлений загальний вигляд матриці розподілу функцій управління. Як видно з малюнка, в рядках перераховані ключові функції управління, а в стовпчиках – відділи організації.

На перетині вказується відношення підрозділи до реалізації тієї чи іншої функції.

Якщо функція планування реалізується співробітниками планового відділу, в матриці буде стояти символ на перетині першого рядка і третього стовпця.

Матриця може відображати інформацію про зміст відповідальності за реалізацію кожної функції тих чи інших відділом або співробітником.

Функція планування реалізується силами співробітників планового відділу, але інформація для неї готується в комерційному відділі, а контроль здійснюється бухгалтерією – відповідні символи будуть знаходиться на перетині першого рядка і третього, другого і першого стовпців.

Застосування матриці розподілу функцій управління

За допомогою побудови матриці функцій керівництво організації або інші зацікавлені особи можуть:

  • Проаналізувати розподіл функціонального навантаження на підрозділи і співробітників організації;
  • Виявити дублювання виконання будь-яких функцій і оптимізувати розподіл навантаження;
  • Визначити дефіцит відповідальності для реалізації будь-яких функцій;
  • Виявити проблемні зони в розподілі відповідальності.

За допомогою матриці розподілу функцій управління можливо суттєво підвищити ефективність менеджменту шляхом раціоналізації процесу розподілу відповідальності за виконання цих функцій.

Використання методики матриці функцій доцільно як на початковому етапі організації бізнесу, так і в процесі внесення змін до вже існуючого бізнес-процес з метою підвищення ефективності менеджменту. При складанні матриці розподілу функцій управління для діючого підприємства слід враховувати не тільки регламентуючі документи, які наказують виконання певних функцій певними підрозділами, а й то фактичний розподіл відповідальності, яке склалося на підприємстві, а також ті функції, виконання яких не задокументовано.

Посилання на основну публікацію