Культура ділових нарад

Результати досліджень показують, що аж до 90% свого часу керівник витрачає на обмін інформацією, який відбувається в процесі різноманітних зустрічей, зборів, нарад. З причини того, що інформація сьогодні є важливим ресурсом, такі витрати часу є виправданими. Володіння інформацією означає не що інше як володіння владою, а її нестача не сприяє успіху господарської діяльності.

Проведення ділових нарад

Переговорний процес є головною ланкою при проведенні будь-яких дипломатичних процедур, і економіка з бізнесом не є винятком. Для укладення угод необхідні переговори. Уміння спілкуватися з партнерами, вміння переконати їх з будь-якими умовами контракту, може значною мірою вплинути на успіх бізнесу. Уміння ж переконати підлеглих або охарактеризувати ті чи інші їх дії також є основоположним фактором. Проблеми проведення нарад, в питаннях досягнення ефективності господарювання, є ключовими. Меж в удосконаленні таких технологій немає.

До зборів

Мета проведення зборів повинна бути чітко зрозуміла ще до його початку.

Також частота проведення зборів і їх основні особливості відомі і певні заздалегідь, допомагають заощадити значну кількість часу в подальшому. За цілями проведення розрізняють зборів:

  • ознайомчі,
  • інформаційні,
  • роз’яснювальні,
  • проблемні,
  • інструктивні,
  • оперативні.

Визначеність з метою зібрання дозволяє підготувати відповідну йому повістку дня, тобто перелік питань підлягають вирішенню. Також необхідно вирішити, хто повинен бути присутнім на зборах, а також заздалегідь сповістити їх про це. Потім, якщо збори не є повторюваним, відбувається вибір місця і часу. Відповідне місце повинно бути обладнане необхідним інвентарем. Порядок денний повинна бути відома всім учасникам за кілька днів до моменту початку в цілях того, щоб учасники могли підготуватися до обговорення актуальних чином. Приміщення повинно вміщати всіх учасників, обладнано необхідним інвентарем та зручними меблями, мати нормальну температуру і циркуляцію повітря.

Завчасне знання думки основних учасників зборів про цільове питанні дозволить керівникові краще підготуватися до спірних ситуацій та конфліктів, які можуть виникнути в процесі проведення зборів. На захід запрошуються виключно ті учасники, обійтися без яких не можна, тому що в разі занадто великого числа учасників, засідання виявиться некерованим і не принесе результату.

На зборах

Обговоріть порядок денний і, при необхідності, внесіть відповідні зміни з урахуванням обставин останнього часу. Слідкуйте за дотриманням регламенту за часом, а також за свободою висловлювання думок. Необхідно дати висловитися всім учасникам. Позиція керівника по відношенню до висловлюються думок повинна бути нейтральна. Конфлікти повинні бути погашені в зародку. Прийняття рішень відбувається шляхом голосування. Перед завершенням зборів необхідно підвести його підсумки.

Важливим обов’язком керівника на зборах є психологічне розвантаження учасників, а також вирішення організаційних питань і проблем. Також необхідно відзначити важливість управління процесом проведення наради.

Після зборів

Після завершення зборів необхідно проаналізувати його результати, обміркувати прийняті рішення, а також виконання зборами покладених на нього надій. Підготувати та розповсюдити резюме з підсумками зборів, в якому викласти повні відомості про нараду. Якщо під час зборів відбулися сутички, то зруйновані відносини необхідно відновити за допомогою неформальної розмови. Дискусії під час виступу необхідно припиняти.

Підсумки зборів оцінюються за якістю прийнятих рішень. Захід є марним, якщо рішення прийнято не було.

Посилання на основну публікацію