1. Моя освіта – реферати, конспекти, доповіді
  2. Менеджмент
  3. Контроль і аналіз як функції менеджменту

Контроль і аналіз як функції менеджменту

Необхідність контролю

За класифікацією Файоля функція контролю – одна з адміністративних функцій. Контролювати – значить здійснювати турботу про те, щоб все відбувалося відповідно до встановлених правил і відданими розпорядженнями. Контроль є складова частина управління економічними процесами і об’єктами, який полягає в спостереженнях за об’єктом з метою оцінки відповідності реального стану об’єкта бажаного стану, який передбачений на законодавчому рівні, інструкціями, положеннями, різними нормативними актами, а також планами, програмами, проектами, договорами, угодами “. Контроль вдає із себе процес відстеження виробничої діяльності, який спрямований на те, щоб мати гарантію того, що вона осуществляетс я в запланованому порядку. Також він в себе включає коригування будь-якого виявленого при цьому значного відхилення. Контроль є процесом забезпечення досягнення організацією своєї мети.

В умовах невизначеності контроль досить важливий для успішного функціонування організації в цілому, оскільки він вирішує кілька головних завдань, а саме:

  • дозволяє у внутрішній і зовнішній середовищі організації виявити проблеми і коригувати діяльність організації до моменту, коли проблеми ці переростуть в кризу;
  • дозволяє встановити напрямки організаційної діяльності, які більш ефективно сприяють досягненню загальних цілей фірми;
  • дозволяє виявити порушення, невдачі і помилки організації та причини їх і коригувати діяльність організації;
  • є заключною ланкою в ланцюзі діяльності з управління і дозволяє менеджеру дізнатися, чи досягнуто мети організації, і в разі якщо ні, то які причини у цьому винна;
  • підсумки контролю – це основа оцінки роботи організації та персоналу її за будь – якої період.

Принципи контролю в менеджменті

Цілі контролю стануть досяжними, якщо він реалізується відповідно до базовими принципами. Розглянемо їх докладніше.

Контроль повинен мати всеохоплюючий характер, тримати в полі зору ключові сфери організаційної діяльності, зовнішнє середовище і що протікають в ній внутрішні процеси. Контроль в той же час повинен забезпечувати досить об’єктивну і повну картину ситуації. Це можна досягти тоді, коли система контролю стратегічно спрямована, охоплює головні пріоритетні сфери розвитку і функціонування організації. Недоцільно перевіряти другорядні сфери діяльності фірми, деякі з них і зовсім не має сенсу контролювати. Зазвичай до контролю вдаються не з цілей виявлення проблеми, але для успішного її вирішення і досягнення конкретного результату, встановлення відхилень від обгрунтованих в науці стандартів. Основна мета контролю – це не виправлення, а запобігання помилки, що набагато дешевше обходиться. Отже, контроль є невід’ємною частиною стратегічного планування.

Ефективний контроль повинен бути пов’язаний не тільки з плануванням, а й з тими змінами, які відбуваються в структурі системи управління, тобто контроль повинен бути гнучким.

Система контролю повинна бути економічною для того, щоб вигоди, їм принесені, перевищували витрати на проведення його, включаючи витрати часу керівного персоналу та інших працівників на процеси збору, передачі та аналізу інформації, а також витрати на обладнання для здійснення даної діяльності і витрати на пошук і зберігання необхідної інформації. У разі, якщо прибуток на інвестиції в контролюючу систему менше, ніж витрати на неї, то контроль є неекономічним і непродуктивним. Важливо в зв’язку з цим широко застосовувати ефективні засоби контролю.

Ефективний контроль повинен бути використаний з урахуванням людського фактора – володіти об’єктивністю, доброзичливістю, сприяти формуванню стабільного морально-психологічного клімату. Однак слід уникати надмірної ступеня контролю над людьми.

А з іншого боку, відсутність контролю тривалий час також несприятлива ознака, що свідчить про байдужому ставленні менеджменту до людей, справах підрозділу або організації, що викликає неминуче зворотну реакцію.

Цінність контролюючої функції контролю укладена в тісному її взаємозв’язку:

  • з функціями планування. Так, якщо менеджер не контролює процес виконання плану, він не дізнається, в запланованому порядку чи ведеться робота і які конкретні дії слід в майбутньому зробити;
  • з делегуванням повноважень. Більшість менеджерів неохоче передає свої повноваження, так як вони побоюються, що підлеглі можуть зробити що-небудь неправильно, а відповідати за це доведеться їм. Але небажання менеджера делегувати свої повноваження можна істотно скоротити, пропрацювавши систему контролю, відповідно до якої управлінський персонал буде періодично отримувати інформацію про хід роботи співробітника, що виконує ті чи інші обов’язки, і забезпечити з ним зворотний зв’язок;
  • із захистом організації та її персоналу від загроз зовнішнього середовища. В умовах сучасного середовища з її актуальними проблемами безпеки, з урахуванням загрози терористичного нападу і найсильніших фінансових скандалів, менеджер повинен мати чіткий план захисту співробітників своєї організації, даних та інфраструктури на випадок виникнення непередбаченої ситуації.

Аналіз як функція менеджменту

На практиці облікові дані досить рідко застосовуються без аналізу. Абсолютно недостатньо для прийняття ефективного рішення правильно зафіксувати отримані результати, стан перебігу будь – яких процесів, поява факторів навколишнього середовища, які на підприємство впливають, що реалізується через функцію обліку. Набагато важливіше встановити, чому сталося це саме так, що могло б бути зроблено, чи є для цього можливості і яким чином направити процес змін, коли він потрібен. Аналіз передбачає розчленування і розкладання об’єкта на внутрішні елементи, частини, властиві даному об’єкту складові з метою виявлення співвідношень, взаємозв’язків і тенденцій.

Метою аналізу є виявлення причинних зв’язків між подіями (отриманими результатами діяльності, станом параметрів виробничо-господарської системи) і умовами, які до цих подій привели або які в майбутньому можуть виникнути.

З цього випливає, що через функцію аналізу забезпечується оцінка вже доконаного події або факту, а також встановлення умов, в яких дані події відбулися, т. Е. Здійснюється підготовка облікової інформації для сприйняття при прийнятті оптимального управлінських рішень.

У практиці і теорії менеджменту прийнято класифікувати за деякими ознаками види аналізу. За змістом стадії процесу аналізу виділяються:

  • оперативний аналіз;
  • поточний аналіз;
  • перспективний аналіз.

Оперативний аналіз може використовуватися для організації рішення комплексних завдань в управлінні (наприклад, організації роботи колективу), а також для забезпечення процесів прийняття та реалізації управлінських рішень. Велика частина оперативної аналітичної інформації застосовується до функцій організації.

Поточний або ретроспективний аналіз охоплює інформацію, яка відображає підсумки діяльності аналізованих об’єктів за той чи інший період. Основне його призначення – аналіз стану або результату контрольованих об’єктів або параметрів. Аналітична інформація служить для здійснення ефективного контролю.

Перспективний аналіз спрямований на оцінку майбутнього поведінки факторів зовнішнього середовища і оцінку відповідності внутрішнього потенціалу вимогам зовнішнього середовища. Він є джерелом інформації для планування. Ефективним підходом аналізу зовнішнього середовища, який широко використовується в практиці, виступає SWOT-аналіз. Цей метод націлений на аналіз зовнішнього і внутрішнього середовища підприємства і призначений для виявлення зв’язків між сильними і слабкими сторонами, властивими організації, а також між погрозами і можливостями, які надає зовнішнє середовище організації.

ПОДІЛИТИСЯ: