Комунікації в управлінні

Багато аспектів менеджменту вимагають організації ефективного обміну інформацією для досягнення стратегічних цілей. Якщо в процесі виконання своїх посадових обов’язків люди інформацією не можуть обмінюватися, значить, вони не можуть і разом працювати. Управління в організації реалізується через спілкування з людьми. Тому найважливішим інструментом управління менеджера є інформація, що знаходиться в розпорядженні його. Використовуючи і передаючи інформацію, отримуючи зворотний сигнал, менеджер організовує, керує і мотивує своїх підлеглих. Багато що визначається здібностями передавати інформацію ефективнішим чином, однак ефективність передачі буде визначатися адекватністю сприйняття цієї інформації тими, кому призначалася вона.

Сутність комунікацій в управлінні

Процеси комунікації, в яких беруть участь працівники управлінського апарату, життєво важливі як сполучні ланки між керівником і підлеглими його, а також керівниками одного рівня або зовнішнім оточенням. Керівник у своїй повсякденній роботі повинен використовувати інформацію від різних джерел – вищого керівника, підлеглих, співробітників такого ж рівня, замовника, постачальника і т. д. Процес комунікації дозволяє керівнику виконувати свою роботу ефективно і приймати рішення про вибір найкращого курсу дій для досягнення поставленої мети .

В організаційному аспекті комунікації складаються з взаємодії між людьми.

Комунікація – це процес передачі відомостей і обміну інформацією між двома людьми або невеликої групи людей.

Організаційна комунікація є процесом, за допомогою якого керівник розвиває систему інформаційного представлення і передачі відомостей значній кількості людей всередині організації та індивідуумам і окремих інститутів за межами її.

Вона є необхідним інструментом в процесі координації діяльності по горизонталі і вертикалі управління, дає можливість отримувати потрібну інформацію. Виходячи з цього, можна дати наступні визначення: комунікація – це передача інформації від одного суб’єкта до іншого.

Суб’єктом може виступати окрема особистість, група і навіть ціла організація. У першому випадку комунікація несе міжособистісний характер і здійснюється через передачу фактів, ідей, думок, натяків, відчуттів і сприйнять, відносин від однієї особи іншій в будь-якій формі з метою отримання бажаної реакції у відповідь.

«Комунікація» і «інформація» – це різні, але взаємопов’язані поняття. Комунікація включає як то, що передається, так і те, як це передається. Для того щоб відбувся акт комунікації, потрібно наявність як мінімум двох людей. Комунікація пред’являє певні вимоги до кожного з учасників даного акту. Наприклад, кожен з учасників повинен мати здатність бачити, чути, чіпати або відчувати, визначати смак і запах. Ефективна комунікація від кожної зі сторін вимагає умінь і навичок, а також певною мірою взаємного розуміння.

Розглянемо, чому ефективність міжособистісної комунікації так важлива для успішного управління. По-перше, вирішення багатьох управлінських завдань побудовано на взаємодії людей (начальників з підлеглим, підпорядкованих один з одним і ін.) В рамках різного роду подій. Як правило, з точки зору розподілу часу керівники нижнього рівня працюють так: особисто один з одним або на засіданнях – 50-60%; в письмовому вигляді – 15-20%; читання – 15%; в ході телефонних розмов 8-10%; інше – 5-10%. По-друге, міжособистісна комунікація є, можливо, найкращим способом вирішення і обговорення питань, які можна охарактеризувати невизначеністю і двозначністю. Якщо вводити поняття ступеня, в якій інформація може трансформувати розуміння проблем в рамках заданого періоду часу, то можна ранжувати засоби комунікацій за «вагою» їх в комунікації:

  • Розмови або особисте спілкування.
  • Телефонні розмови.
  • Особисті послання.
  • Ділові листи.
  • Статистичні данні.

Основні види комунікацій в організації

В організації комунікації поділяються на:

  • організаційні комунікації
  • комунікації організації з зовнішнім середовищем;
  • внутрішні комунікації між підрозділами і рівнями управління);
  • горизонтальні комунікації між підрозділами одного рівня управління;
  • вертикальні комунікації між рівнями управління;
  • комунікації по низхідній лінії: від керівника до виконавця;
  • комунікації по висхідній лінії: від виконавця до керівника;
  • міжособистісні комунікації: формальні або неформальні.

Канали інформаційного забезпечення керівника

Комунікація важлива також і для реалізації контрольної функції контролю. Керівник потребує інформації в частині того, що було виконано, щоб були досягнуті цілі організації.

Виділяють два ключових каналу інформаційного забезпечення керівника:

  • формалізований канал, по якому рухається інформація, регламентована за формою, змістом і часу з певним ступенем вірогідності;
  • стихійний канал: керівнику надходить некеровано величезна кількість різноманітних повідомлень, які не завжди об’єктивно відображають справжній стан речей, телефонні дзвінки, усні звернення, службові записки, інформація з численних нарад.

До основних принципів сучасної інформаційної системи відносяться:

  • принцип повноти інформаційного забезпечення керівників;
  • кожна з систем повинна мати властивості адаптуватися до методів і стилю, які конкретний керівник застосовує;
  • математичне забезпечення інформаційної системи має передбачити можливість агрегувати інформацію з управлінських рівнях і надавати керівнику верхнього рівня можливість користуватися інформацією нижчих рівнів.
  • інформаційна система повинна будуватися з урахуванням забезпечення максимальних можливостей і зручностей для безпосереднього користувача;
  • принцип особистої участі керівника кожного рівня ієрархічної структури управління в створенні інформаційної системи;
  • принцип створення інформаційної незалежності керівників різних рівнів в будь-якій обстановці;
  • принцип інформаційного рівноправності.
Посилання на основну публікацію