Інформаційно-комунікаційна система організації

Комунікаційний процес – це послідовність передачі і прийому інформації від відправника до користувача і навпаки.

Для того, щоб комунікаційний процес був максимально ефективним, необхідно мати у фірмі інформаційно-комунікаційну систему управління у вигляді автоматизованої системи або на базі наявних на фірмі інформаційних технологій, здійснити створення банку даних і служби інформації.

В інформаційно-комунікаційній системі управління застосовуються практично всі джерела, способи передачі та обробки інформації. Особливе значення в останні роки надається електронним засобам.

Приміром, інформація, що надходить в бюро перекладів, повинна бути оброблена не тільки швидко, але й максимально якісно. Так як від правильності перекладу, особливо технічного, залежить багато в трактуванні і подальшої стратегії роботи. Якісний і оперативний переклад документації завжди цінувався серед працівників кожній із сфер діяльності.
Широке обговорення можливостей інформаційно-комунікаційної системи за останні роки відображає турботу про поліпшення комунікацій на підприємстві. Ця система забезпечує потік необхідної інформації знизу вгору і зверху вниз в організаційній структурі.

Успіхи у виконанні управлінських функцій і досягненні цілей підприємства визначаються ефективністю комунікацій, яка полягає в тому, щоб інформація була чітко викладена і вірно закодована відправником, дійшла до споживача без перекручення їх змісту, була правильно проаналізована одержувачем, який зробив би очікувані від нього дії.

У всьому цьому процесі можуть з’являтися перешкоди, в тому числі навмисні, які будуть знижувати ефективність управління. Загальним перешкодою для менеджерів-новачків – слабкі знання, навички та вміння (а то й відсутність таких) в області комунікацій, зокрема, міжособистісного спілкування, через що виникають проблеми, що впливають на ефективність комунікацій.

Одним з факторів, що впливають на ефективність міжособистісних комунікацій, є сприйняття. Це психологічний процес, пов’язаний з вибірковістю, залежить від потреб, інтересів та емоційного стану кожної окремо взятої особистості. До перешкодам, існуючим на шляху обміну інформацією, відносяться інформаційні перевантаження і незадовільна організаційна структура.

Працівникам підприємства необхідно знати, коли, що і кому потрібно повідомляти, а також засоби для передачі інформації, включаючи як формальні, так і неформальні канали. Організація вимагає вміння використання засобів зв’язку від кожного працівника, хоча часто це вміння доводиться купувати, вже працюючи на підприємстві.

Будь-яка інформація, що увійшла в інформаційно-комунікаційну систему, повинна бути в ній оброблена як за формою, так і змістом. На виході вона повинна стати ясною, короткою, цілісною та доступною для затвердження рішення.

Ефективна інформація дуже часто надходить від неформальних організацій на додаток до каналів зв’язку формальної організації.

Завдання керівників і менеджерів фірми – постійно дбати про те, щоб комунікативний процес та інформаційна система працювала краще. Однак, це велике і складне питання.

Посилання на основну публікацію