Вимоги до оформлення реквізитів

Вимоги оформлення реквізитів документів:
01 – державний герб України. Його поміщають на бланках документів відповідно до положення «Про державний герб України».
02 – герб суб’єкта України. Його поміщають на бланках документів відповідно до правовими актами суб’єктів України.
Гербові бланки виготовляють тільки на замовлення органів державної влади та інших державних установ. Комерційні організації не можуть поміщати на своїх бланках реквізити 01 і 02.
03 – емблема організації або товарний знак. Поміщають на бланках організації відповідно до статуту. Якщо вже стоїть реквізит 01 або 02, то 03 не ставиться. Емблему необхідно зареєструвати в установленому порядку.
04 – код організації (код за ЄДРПОУ підприємств і організацій КОД за ЄДРПОУ). Його присвоюють організації при її реєстрації. Код за ЄДРПОУ підприємств і організацій КОД за ЄДРПОУ.
05 – код за видом документа. Код за ЄДРПОУ підприємств і організацій КОД по ОКУД.
06 – найменування організації. Його вказують на бланках організацій в точній відповідності з установчими документи. Друкують великими літерами. Якщо організація має вищу організацію, то її назва пишуть над назвою самої організації. Для акціонерних товариств вказується форма акціонування (ВАТ, ЗАТ). Якщо установчими документами встановлено скорочене найменування організації, її вказують нижче повного найменування в дужках.
07 – довідкові дані про організацію. Поштовий індекс, адреса, номери телефонів, факсу та так далі. На бланку листа вказують фактичне розташування офісу організації.
08 – вид документа. Його вказують великими літерами на всіх документах, крім листів. Однак гарантійні листи обов’язково містять найменування.
09 – дата документа. Терміном є дата підписання або затвердження. Дата протоколу – дата проведення зборів, наради.

11 – посилання на реєстраційний номер і дату документа. Його ставлять тільки на відповідних вихідних листах нижче дати і номера листа.
12 – місце складання або видання. Його вказують на бланках документів, якщо з реквізиту 06 важко визначити місцезнаходження організації. Згідно зі статутом міста: Москва і міста, в яких є назва місто буква «р» не ставиться.
13 – ГРИФ обмеження доступу до документа. Його вказують, якщо документ має інформацію обмеженого поширення. При цьому, державні організації використовують слова: для службового користування; секретно; цілком таємно. Комерційні організації використовують слова: конфіденційно; комерційна таємниця. Реквізит розташовують на верхньому полі документа праворуч.
14 – адресат. Адресатами можуть бути: організації, підрозділу, посадові особи та громадяни. Розташовується в правому верхньому кутку першого аркуша. Адресат може містити поштову адресу, це необхідно при відправці листа новому партнеру і приватній особі.
15 – ГРИФ затвердження документа. Документ може бути затверджений за допомогою наказу, протоколу, ухвали
16 – резолюція – вказівки по виконанню отриманого документа. Її проставляє керівник від руки на документі або окремому листом, при цьому вказує: прізвище виконавця, зміст доручення, термін виконання, свій підпис і дату прийняття рішення. Резолюцію має в правому верхньому кутку між реквізитами 14 і 19.
17 – заголовок до тексту – короткий зміст документа, він повинен граматично узгоджуватися з назвою виду документа. На документах формату А5 заголовок можна не вказувати.
18 – відмітка про контроль. Її ставлять, якщо документ поставлений керівником організації на контроль. Її розташовують навпроти заголовка від руки або за допомогою штампа у вигляді К (контроль).
19 – текст документа. Вимоги до текстів службових документів:
– Стислість і точність викладу;
– Об’єктивність і достовірність інформації;
– Складання документів, присвячених одному питанню;
– Поділ тексту на смислові частини (в першій частині: цілі, завдання, підстави; у другій частині: висновки, прохання і пропозиції);
– Використання типових текстів;
– В тексті повинні бути посилання на всі наявні в ньому таблиці (табл. 1).
Посилання на документи інших організацій або раніше видані документи роблять за зразком: «у відповідність з …»
20 – відмітка про контроль. Її проставляють, якщо до основного документа додаються інші документи. Позначку розташовують нижче тексту від лівого поля документа. Документи, що додаються повинні мати відповідати позначку про правому верхньому кутку першого аркуша.

21 – підпис. Це обов’язковий реквізит будь-якого документа. Її розташовують нижче позначки про наявність додатка від лівого поля. Якщо посадова особа, підпис якого передбачена в документі, відсутня, документ підписує його заступник або виконувач обов’язків, при цьому вказуючи справжню прізвище і посаду підписувача.
22 – ГРИФ узгодження документа. Узгодження – це попередній розгляд проекту документа. Зовнішнє узгодження – узгодження з іншими організаціями, для нього використовують ГРИФ узгодження документа, який розміщують нижче підпису від лівого поля. Внутрішньо узгодження – узгодження з посадовими особами самої організації, для нього використовують візи.
23 – візи узгодження документа. Розрізняють візи узгодження (необхідні для перевірки доцільності і своєчасності складання документа спеціальності організації) і візи ознайомлення (підтверджують факт доведення документа до відома виконавця).
Якщо який візує не згоден з текстом, він може вказати: не згоден, заперечую, зауваження додаються. Якщо документ передбачає багато віз, то їх розташовують по ширині листа. Першим візує документ його розробник, другим – керівник підрозділу, де складено проект, останнім – юрисконсульт. Якщо оригінал документа залишається в організації, візи мають на зворотному боці останнього аркуша в нижній частині. Якщо документ відправляють в іншу організацію, то візи розташовують на копії документа, залишеного в організації, нижче підпису директора.
24 – друк. Її ставлять на найбільш важливих документах для підтвердження їх автентичності. Відбиток печатки повинен охоплювати частину особистого підпису.
25 – відмітка про засвідчення копії (другий і наступний екземпляр документа) ставиться нижче підпису. Для засвідчення копій найбільш важливих документів ставлять печатку.
26 – позначка про виконавця. Вона необхідна для оперативного зв’язку з розробником проекту документа. Її розташовують в лівому нижньому куті лицьового або зворотного боку останнього аркуша документа.
27 – позначка про виконання документа і направлення його до ДЕЛО. Позначку ставлять тільки на виконаних документах, на правління на зберігання. Її розташовують: від лівого поля в нижній частині лицьового боку останнього аркуша. Її ставить виконавець документа або керівник підрозділу, де був виконаний документ.
28 – відмітка про наявність документа в електронній. Позначку ставлять на вхідних документах при їх реєстрації. Позначку проставляють від руки або штампом і розташовують у нижній частині лицьового боку першого аркуша праворуч.
29 – ідентифікатор електронної копії документа. Його проставляють в нижній частині кожного аркуша документа. Він містить ім’я файлу і іншу інформацію, зручну для роботи в організації. Цей реквізит потрібен для оперативного пошуку документа по імені файлу для виключення повторного введення документа в комп’ютер і для визначення особи, що вводив документа в ПК.

Посилання на основну публікацію