Видатковий касовий ордер

Видатковий касовий ордер – це документ первинної облікової документації касових операцій, за яким здійснюється видача готівкових коштів з каси організації.

Форма видаткового касового ордера

Для видаткового касового ордера встановлена спеціальна форма (форма N КО-2), яка затверджена Постановою Держкомстату України від 18 серпня 1998 р N 88 “Про затвердження уніфікованих форм облікової документації з обліку касових операцій, з обліку результатів інвентаризації”.

В яких випадках заповнюється форма видаткового касового ордера

Видатковий касовий ордер заповнюється, коли видаються на руки готівку грошові кошти в наступних випадках:

коли можна здавати у банк грошова виручка для перерахування на розрахунковий рахунок, тоді в рядку «Підстава» прописується: «Готівкова виручка для перерахування на розрахунковий рахунок банку»;

при видачі грошей під звіт (мається на увазі використання готівки для здійснення підприємницької діяльності співробітником компанії в цілях даного підприємства) грошові кошти видаються за письмовою заявою одержувача (підзвітної особи), документ складається в довільній формі, в ньому вказується сума коштів до видачі і період, на який вона видається;

при видачі готівкових грошових коштів співробітнику компанії для особистого використання, наприклад, витрати на відрядження або матеріальна допомога. У цьому випадку в рядку «Підстава» допустима формулювання – «Для особистих потреб»;

коли необхідні гроші для потреб підприємства. У цьому випадку в документі необхідно вказати конкретну мету для видачі грошей. У рядку «Підстава» можна вказати: «Видача грошей для оплати послуг» або «Готівкові кошти на придбання товару».

Оформлення видаткового касового ордера

Видатковий касовий ордер оформляє:

  • головний бухгалтер;
  • бухгалтер або інший працівник (в тому числі касир), визначений керівником за погодженням з головним бухгалтером шляхом видання розпорядчого документа;
  • керівник (при відсутності головного бухгалтера та бухгалтера).

При цьому видатковий касовий ордер підписує керівник, а також головний бухгалтер або бухгалтер, а при їх відсутності – керівник, касир.

У разі ведення касових операцій та оформлення касових документів керівником касові документи підписуються керівником.

Видатковий касовий ордер може оформлятися на паперовому носії або з застосуванням технічних засобів, призначених для обробки інформації, включаючи персональний комп’ютер і програмне забезпечення.

Якщо видатковий касовий ордер оформляється із застосуванням технічних засобів, то його необхідно роздрукувати на паперовому носії.

Видатковий касовий ордер оформляється завжди днем фактичної видачі грошей.

Виправлень у видатковому касовому ордері не допускається.

Порядок заповнення видаткового касового ордера

Видатковий касовий ордер заповнюється в одному примірнику.

При заповненні видаткового касового ордера слід враховувати наступні моменти:

  • поле «Організація» має містити найменування суб’єкта господарської діяльності, а графа «Структурний підрозділ» – його підрозділи, що видав ордер. Якщо такий структурний підрозділ відсутній, то в графі ставиться прочерк;
  • в рядках «Номер документа» і «Дата складання» проставляється номер ордера згідно журналу реєстрації за формою КО-3, а також дата його складання в форматі ДД.ММ.РРРР. При веденні видаткових касових ордерів повинна забезпечуватися їх безперервна нумерація;
  • графа «Дебет» містить код структурного підрозділу, в якому здійснюється видача грошових коштів (за відсутності такого – ставиться прочерк), номер кореспондуючого рахунку, субрахунку, по дебету якого відображається витрата коштів з каси, а також код аналітичного обліку по кореспондуючому рахунку (прочерк – якщо застосування таких кодів в організації не здійснюється);
  • рядок «Кредит» відображає номер бухгалтерського рахунку, за кредитом якого здійснюється видача грошових коштів. Як правило, це рахунок 50 «Каса»;
  • в поле «Код цільового призначення» вноситься код, який відображає мету використання виданих з каси грошових коштів. Якщо такі коди на підприємстві не застосовуються – ставиться прочерк;
  • в поле «Сума, грн. коп. »- вказується витрачається з каси сума цифрами;
  • рядок «Видати» містить прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видаються ці гроші;
  • рядок «Підстава» відображає зміст господарської операції. Наприклад, аванс на відрядження, видача матеріальної допомоги і т.п .;
  • сума виданих коштів відображається в рядку «Сума» і повинна бути проставлена прописом. Сума видачі вказується прописом з початку рядка з великої літери в рублях, при цьому слово «рубель» ( «рублів», «рубля») не скорочується, копійки вказуються цифрами, слово «копійка» ( «копійки», «копійок») теж скорочується. Якщо після проставлення в рядку залишається вільне місце, слід поставити прочерк;
  • поле «Додаток» відображає реквізити первинних документів, які є підставою для видачі коштів з каси.

Після заповнення названої вище інформації проставляються підписи головного бухгалтера і керівника підприємства з їх розшифровками.

За нею йдуть рядки, які заповнюються особою, яка отримує ці кошти.

У рядку «Отримав» прописом вказується сума грошових коштів, отриманих з каси, під нею проставляється дата отримання і підпис цієї особи.

Після видачі грошей касир підприємства, в відведених для цього рядках, вказує найменування, номер, дату, місце видачі документа, що посвідчує особу особи, яка отримала гроші з каси.

Нижче ставиться підпис касира з її розшифровкою.

Касир підприємства зобов’язаний перевірити документ на правильність складання та погасити додатки до нього штампом «Оплачено» або штампом підприємства з проставленням дати.

Після погашення видатковий касовий ордер залишається в касі підприємства.

При цьому вноситься запис про видані грошах в касову книгу (форма N КО-4).

Заповнення видаткового касового ордера при виплаті заробітної плати

При видачі зарплати готівкою по розрахунково-платіжної або платіжної відомості також потрібно складати видатковий касовий ордер.

При цьому слід дотримуватися такого порядку:

РКО ні на загальну вказану у відомості суму, ні на суми, вже видані за відомістю з початку дії її терміну, не оформлюється;

в касовій книзі не відображаються ні призначені для видачі, ні вже видані за відомістю працівникам гроші.

На кінець останнього дня терміну дії відомості касир підписує відомість, позначає в ній депоновані суми і передає її в бухгалтерію.

Бухгалтер все перевіряє і теж ставить свій підпис.

І тільки після цього, але обов’язково в той же день, бухгалтер складає РКО на загальну фактично видану працівникам суму, а його номер і дату вказує на останній сторінці відомості. При цьому датою складання РКО буде дата закриття відомості, тобто останній день видачі зарплати.

Потім касир реєструє РКО в касовій книзі.

Якщо зарплату в касі отримує тільки один працівник або у в організації не багато працівників, то при видачі зарплати можна обійтися і без відомості, тобто скласти окремий РКО на видачу грошей кожному працівнику.

В цьому випадку видатковий ордер потрібно оформляти вже за загальними правилами – із зазначенням П.І.Б. і паспортних даних працівника і отриманням його підпису.

Також такий РКО повинен буде підписати директор, адже в цьому випадку видатковий ордер служить ще і письмовим дорученням керівника видати зарплату з каси.

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів

Видатковий касовий ордер повинен бути зареєстрований в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма № КО-3).

Журнал реєстрації касових документів КО-3 – призначений для реєстрації касових документів в ході ведення касових операцій і застосовується для реєстрації бухгалтерією прибуткових і видаткових касових ордерів.

Форма № КО-3 складається з обкладинки і вкладного листка, за зразком якого відбувається оформлення, заповнення та друк всіх сторінок журналу.

Вкладний лист розділений на дві частини: одна призначена для реєстрації прибуткових касових документів (графа 1-4), інша – для витратних (графи 5-8).

Штрафні санкції

Відсутність або неналежне оформлення первинних касових документів, до яких, зокрема, і відноситься видатковий касовий ордер, може спричинити для платника податків штрафні санкції відповідно до ст. Податкового кодексу України.

Так згідно з цією статтею грубе порушення правил обліку доходів і (або) витрат і (або) об’єктів оподаткування, якщо ці діяння вчинені протягом одного податкового періоду, за відсутності ознак податкового правопорушення, тягне за собою стягнення штрафу в розмірі десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

При цьому під грубим порушенням правил обліку доходів і витрат і об’єктів оподаткування розуміється відсутність первинних документів, в тому числі первинних касових документів.

Також відсутність первинних касових документів у організації може стати підставою у відмові податкового органу визнати зазначені витрати організації з метою оподаткування прибутку або єдиного податку відповідно до спрощеною системою оподаткування (об’єкт оподаткування – доходи, зменшені на величину зроблених витрат).

Терміни зберігання видаткових касових ордерів

Терміни зберігання видаткових касових ордерів складають, як і для всіх первинних документів, п’ять років після звітного року.

Посилання на основну публікацію