Товарна накладна

Товарна накладна – первинний бухгалтерський документ, що застосовується для оформлення переходу права власності (шляхом продажу, відпустки) на товар або інші матеріальні цінності від продавця до покупця.

У накладній вказується найменування (вид) товару, його ціна, кількість і загальна вартість, а також сума ПДВ.

Крім того, товарна накладна повинна містити реквізити передавальної і приймаючої сторін, власноручні підписи уповноважених осіб, печатка організації.

Форма товарної накладної

В силу норм закону “Про бухгалтерський облік” всі факти господарської діяльності організації підлягають оформленню первинними обліковими документами, які затверджуються керівником організації за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.

При цьому організація може використовувати як самостійно розроблені документи, так і уніфіковані форми первинної документації, що містяться в спеціальних альбомах і затверджуються Держкомстатом України.

Тому на практиці організації для оформлення продажу (відпустки) товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації застосовують товарну накладну за формою ТОРГ-12.

Товарну накладну можна сформувати і зберігати як в паперовому вигляді, так і в електронному.

Оформлення товарною накладною

Складання товарною накладною

Товарна накладна складається у двох примірниках, один з яких залишається у організації-постачальника і є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей.

Другий примірник товарної накладної передається покупцеві (одержувачу) і є підставою для оприбуткування цих цінностей і відрахування по ПДВ.

Підписання товарною накладною

Первинні документи підписуються керівником і головним бухгалтером або уповноваженими на те особами.

Перелік осіб, які уповноважені підписувати первинні документи, затверджуються керівником за погодженням з головним бухгалтером. Таким чином, керівник може передати право підписувати товарну накладну і оформляє це право довіреністю або наказом.

При цьому в ТОРГ-12 може бути проставлено 5 підписів:

три з боку продавця: (керівник, бухгалтер, відповідальний за відвантаження). У деяких великих організаціях підпис в товарною накладною при відвантаженні ставить одна людина. Зазвичай це якийсь «оператор», який на підставі інформації, отриманої від бухгалтерії і складу, формує документ і підписує своїм підписом. Такий порядок роботи повинен бути закріплений або в наказі, або в довіреності, або в посадових інструкціях «оператора»;

одна з боку покупця (відповідальний за прийом товару) – в рядку «Вантаж одержав вантажоодержувач». У цьому рядку повинна стояти підпис офіційно уповноваженого представника покупця – це може бути особа за дорученням або за Статутом. Тому розписатися повинен або керівник організації-одержувача (покупця), або уповноважена на те особа за дорученням на право підпису первинних документів.

ще один підпис – в рядку «Вантаж прийняв» – ставиться будь-яким матеріально-відповідальною особою, фактично приймають вантаж (в тому самому рядку заповнюються дані про довіреності за перевезення ТМЦ). Це може бути як перевізник сторонньої організації-транспортувальника, так і представник організації-покупця. Керівник підприємства може прийняти товар без довіреності – в такому випадку він розписується в рядку «Вантаж прийняв» і не заповнює рядки за вказівкою реквізитів довіреності.

При цьому, в обох рядках «Вантаж одержав вантажоодержувач» і «Вантаж прийняв» може розписатися один і той же особа (якщо у нього є і довіреність на ТМЦ, і право підпису первинних документів). У цьому випадку підпис ставиться тільки в рядку «Вантаж одержав».

Заповнення товарною накладною

У графі «Вантажовідправник» має бути зазначено в відповідно до установчих документів повне або скорочене найменування вантажовідправника, юридична адреса (можна разом з фактичним), телефон і банківські реквізити (р. / Рах і БИК обов’язково!).

У разі, коли відвантаження товару здійснюється не постачальником, а його структурним підрозділом, то необхідно вказувати в графі «Структурний підрозділ» його адресу місцезнаходження.

Графи «по ОКПО» і «Вид діяльності по ОКДП» вказується для організації, яка становить товарну накладну, тобто для продавця ТМЦ.

У графі бланка товарної накладної «Вантажоодержувач» вказується відповідно до установчих документів його повне або скорочене найменування, поштову адресу, телефон та банківські реквізити (р. / Рах. І БИК обов’язково!).

Графа «по ОКПО», навпроти «Вантажоодержувач», повинна бути обов’язково заповнена.

У графах бланка товарної накладної «Постачальник» і «Платник» найчастіше вказується аналогічна інформація, що і в графах «Вантажовідправник» і «Вантажоодержувач» відповідно.

Але буває, що постачальник і вантажовідправник (платник і одержувач) – різні організації. Тоді в цих графах вказується відповідно до установчих документів повне або скорочене найменування організації, юридична адреса, номер телефону та банківські реквізити.

У графі бланка товарної накладної “Підстава” повинні бути вказані номер і дата договору.

Якщо організація-постачальник доставку товару здійснює не самостійно, а, залучаючи перевізника (вантажовідправника), то заповнюється графа «Транспортна накладна» (номер і дата транспортної накладної).

Перед зведеною таблицею бланка товарної накладної в графах «Номер документа» і «Дата складання» вказується порядковий номер накладної та дата його складання відповідно.

Податкова інспекція наполягає, щоб дата складання збігалася з датою відвантаження ТМЦ.
При заповненні зведеної таблиці слід враховувати наступні моменти:

Дані в зведеній таблиці форми ТОРГ-12 повинні відповідати даним з бланка рахунку-фактури.

При цьому:

в стовпці 5 бланка товарної накладної вказується код одиниці виміру;
в стовпці 6 бланка товарної накладної вказується вид тари (скорочено), в якій перевозиться товар (наприклад: ящики, коробки та ін.). Якщо перевозять неупакований вантаж, то прописується у відповідному рядку «н / у»;

в стовпці 9 бланка товарної накладної вказується маса кожного товару з урахуванням маси тари. Необхідно прописувати одиниці маси (кг., Т. І ін.).

У графі бланка товарної накладної після слів «Товарна накладна має додаток на” вказується прописом число листів додатків до даної форми.

У графі після слів «і містить» прописом вказується число порядкових номерів стовпчика 1 зведеної таблиці.

Далі прописом вказуються:

в графі «Всього місць» бланка товарної накладної число в перетині рядка «Всього за накладною» і шпальти 8 зведеної таблиці;

в графі «Маса вантажу (нетто, кг.)» бланка товарної накладної число в перетині рядка «Всього за накладною» і шпальти 10 зведеної таблиці;
в графі «Маса вантажу (брутто, кг.)» бланка товарної накладної число в перетині рядка «Всього за накладною» і шпальти 9 зведеної таблиці;
в графі «Всього відпущено на суму” бланка товарної накладної число в перетині рядка «Всього за накладною» і шпальти 15 зведеної таблиці, копійки прописуються цифрами;

З боку постачальника товарна накладна повинна бути підписана всіма, хто дозволив і справив відпустку вантажу, а також головним бухгалтером, і завірена печаткою.

Дати з боку продавця і платника повинні співпадати з датою складання накладної.

Електронна форма торгової накладної

Форма і порядок складання електронної накладної нічим не відрізняються від форми і порядку складання її паперового аналога, за винятком того, що електронний документ складається в одному примірнику, який складається з двох файлів.

Один з них формується на стороні продавця, а другий при пересиланні документа – на боці покупця.

Для підписання електронних накладних замість власноручного підпису використовуватися електронний підпис (ЕП), причому електронна товарна накладна підписується однією електронним підписом з боку продавця, і однією – з боку покупця. Разом два підписи.

При цьому в рядках «Відпуск дозволив», «Головний (старший) бухгалтер», «Відпустка вантажу справив», «Вантаж прийняв» і «Вантаж одержав вантажоодержувач» вказуються ПІБ і посади відповідних осіб, а в рядку «За дорученням №» – інформація про доручення уповноваженої особи.

Об’єднання рахунки-фактури і товарною накладною в один документ

Рахунок-фактуру і товарну накладну (ТОРГ-12) допускається об’єднувати в один документ.

Варіанти об’єднання рахунки-фактури і товарною накладною в один документ

Для того, щоб замість рахунку-фактури і товарною накладною складати один документ, існує два варіанти дій:

Варіант 1. Використовувати рекомендовану ФНС форму універсального передавального документа (УПД). При цьому в полі “Статус” УПД треба вказувати “1”.

Варіант 2. Самостійно розробити форму об’єднаного документа. Для цього слід:

1) доповнити форму рахунки-фактури наступними реквізитами (ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ, п. 9 Правил заповнення рахунку-фактури)):

описом господарської операції – відпуску товарів (наприклад, “товар відпустив” або “відпустку вантажу справив”);

найменуванням посади представника вашої компанії, який відпустив товари, з його підписом, прізвищем та ініціалами;

описом господарської операції – приймання товарів (наприклад, “товари прийняв” або “вантаж отримав”);

найменуванням посади представника компанії – покупця або вантажоодержувача, з його підписом, прізвищем та ініціалами;

2) наказом керівника організації затвердити таку доповнену форму рахунки-фактури, як первинний документ, як додаток до бухгалтерської облікову політику.

При цьому виключати будь-які реквізити рахунку-фактури з об’єднаного документа не можна.

Порядок виставлення і реєстрації об’єднаного документа

Доповнений рахунок-фактуру або УПД треба складати:

при відвантаженні, а не протягом п’яти календарних днів з дня відвантаження;

в двох примірниках, один з яких передається покупцеві, а другий реєструється в книзі продажів – так само, як звичайний рахунок-фактура.

Доповнений рахунок-фактура або УПД з метою обчислення ПДВ, податку на прибуток, а також бухгалтерського обліку будуть документами, що підтверджують відвантаження.

Порядок дій з об’єднаним документом у покупця

На підставі доповненого рахунки-фактури або УПД покупець може:

прийняти товари до бухгалтерського обліку;

прийняти до відрахування ПДВ, так само як за звичайним рахунком-фактурою;

врахувати вартість товарів в податкових витратах.

Облік товарних накладних та зберігання

Законодавчо не закріплено ніяких правил обліку товарних накладних.

Тому організація вправі сама затвердити правила передачі і зберігання документів.

На практиці, як правило на складі складається товарний звіт (первинний документ, на підставі якого в обліку відображаються дані про реалізацію товарів і їх собівартості), до якого в хронологічному порядку прикладаються товарні накладні.

Посилання на основну публікацію