Процесом організації налагодження поставок на підприємства займається відділ матеріально-технічного забезпечення, основним завданням, якого є найбільш оптимальне і своєчасне надходження необхідних ресурсів відповідної якості і комплектації.
Питання правильного планування і забезпечення поставок залежить від параметрів попиту і пропозиції на продукцію, вартість послуг посередницьких організацій, вид товаропостачання, транспортування і зберігання.
Основними функціями органів постачання є:
1. Планування:
• аналіз зовнішнього і внутрішнього середовища підприємства і його статус на ринку даного сегмента;
• визначення потреби всіх необхідних ресурсів, а також регулювання зв’язків з організаціями постачання;
• облік усіх запасів на виробництві;
• конкретизація і распланировка потреб в матеріалі і встановлення мінімального ліміту витрат ресурсів;
• оперативне планування розміру поставок;
2. Організація роботи:
- збір інформації про потреби виробленої продукції;
- аналіз діяльності конкурентів;
- аналіз всіх джерел передбачуваних поставок і вибір найбільш оптимального варіанту;
- вирішення питань щодо поставок, транспортування та зберігання матеріалів;
- забезпечення робочих ділянок отриманими ресурсами.
3. Контроль і управління роботою:
- контроль виконання зобов’язань постачальниками, а саме дотримання договірних зобов’язань і дотримання встановлених термінів поставок;
- контроль і облік витрат, що поставляються;
- початковий контроль якості і комплектації поставляються ресурсів;
- облік і використання наявних запасів підприємства;
Ринок послуг, що надаються, дозволяє вибирати посередників і що надає право на закупівлю більш якісних матеріалів. При виборі постачальника співробітники підприємства зобов’язані детально дослідити діяльність організації і ретельно проаналізувати якість виробленої ними продукцією.
Основними параметрами вибору постачальника є надійність поставок, варіанти оплати доставки, тимчасові рамки термінів поставок, можливість надання кредиту, а також рівень сервісного обслуговування.