Організація документообігу в організації

Документообіг – це рух документів з початку їх створення до відправлення або здачі їх в ДЕЛО.
Розрізняють три основних потоку документації:
1. Вхідні.
2. Вихідні.
3. Внутрішні.
Обробкою документів в організації займається служба документаційного забезпечення управління (ДОП) в особі секретаря-референта або спеціального підрозділу (секретаріат, канцелярія).
Типова обробка вхідних документів:
1. Первинна обробка та попередній розгляд.
2. Реєстрація.
3. Розгляд документа керівником.
4. Направлення на виконання.
5. Виконання.
6. Підшивка в ДЕЛО.
До обробці приймають тільки правильно оформлені документи в повному комплекті. В іншому випадку документ відправляють автору з супровідним листом.
В ході попереднього розгляду працівник ДНЗ направляє документи з поточною інформацією безпосередньо виконавцям, а керівнику передає тільки важливі документи або документи, адресовані йому особисто.
В процесі розгляду документа керівник організації приймає рішення і оформлює його у вигляді резолюції, в якій зазначає прізвище виконавця, доручення і термін виконання. Далі документ підписують.
Після виконання доручення виконавець ставить позначку «в ДЕЛО» і відправляє в ДОУ для підшивки в ДЕЛО.
Типова обробка вихідних документів:
1. Складання проекту документа (не менше двох примірників).
2. Узгодження документа з керівниками.
3. Перевірка правильності оформлення службою ДОУ.
4. Підписання або затвердження документа керівником.
5. Реєстрація.
6. Відправка адресату.
7. Підшивка останнього екземпляра в ДЕЛО.
Внутрішні документи передають виконавцям також під розписку. Обробка, передача і відправка документів повинна проводитися службою ДОУ в день їх надходження і реєстрації.

Посилання на основну публікацію