Кількість інвентаризацій на рік, час їх проведення, об’єкти інвентаризації встановлюються керівником підприємства в наказі про облікову політику, або окремим наказом. Крім цього, чинним законодавством передбачені випадки обов’язкового проведення інвентаризації:
- щорічно в четвертому кварталі перед складанням річної бухгалтерської звітності,
- при продажу майна, здачі в оренду,
- при зміні матеріально-відповідальної особи,
- при виявленні фактів розкрадань, зловживань або псування майна,
- після стихійного лиха, пожежі, аварії і т. п.
- при реорганізації або ліквідації підприємства.
Раптову інвентаризацію доцільно призначати при наявності даних:
- про факти обману споживачів,
- про факти привласнення цінностей,
- про факти виготовлення неврахованої продукції,
- про факти неврахованих продажів,
- про факти знищення майна і т. п.
Підготовка до проведення інвентаризації
На інвентаризаційну комісію покладено відповідальність:
- за своєчасність і дотримання порядку інвентаризації відповідно до наказу керівника підприємства,
- за повноту і точність внесення змін до опису даних про фактичних залишках товарно-матеріальних цінностей,
- за правильність вказівок в описах відмітних ознак товарно-матеріальних цінностей (тип, сорт, марка, розмір, артикул і т. п.),
- за правильність і своєчасність оформлення результатів інвентаризації.
Перед початком інвентаризації комісія:
- – Отримує з бухгалтерії облікові дані (книжкові залишки) за наявністю перевіряються товарно-матеріальних цінностей.
- – Перевіряє вагове та вимірювальне обладнання.
- – опечатувати всі місця зберігання матеріальних цінностей (щоб у матеріально-відповідальної особи не було можливості приховати надлишки; якщо інвентаризація раптова, то матеріально-відповідальна особа дізнається про її початку тільки на цьому етапі).
- – Пропонує матеріально-відповідальній особі провести з обліку всі непроведені прибутково-видаткові документи; голова комісії розписується на кожному з цих документів (щоб потім випадково не з’явилися нові),
- – На підприємстві роздрібної торгівлі – знімає касу і визначає виручку поточного дня,
- – Відбирає у матеріально-відповідальної особи розписку про готовність до сличению залишків (про те, що всі прибуткові і витратні документи проведені і немає майна, що знаходиться окремо, в інших місцях зберігання).