Класифікація документів і формування СПРАВ

Класифікація – це поділ документів за певними ознаками на СПРАВИ.
СПРАВА – сукупність документів, згрупованих за певними ознаками і поміщених в тверду обкладинку, оформлену встановленим чином.
СПРАВИ формують:
1. По виду документів (наприклад, накази).
2. За змістом (наприклад, документи по питання поставки).
3. За хронологічним ознакою (наприклад, квартальні звіти по виробничій діяльності).
4. За автором (наприклад, протоколи засідань ради директорів).
5. За географічною ознакою – застосовують для листування (наприклад, листування з підприємствами Далекого сходу з питання якості продукції).
6. За кореспондентському ознакою – для листування (наприклад, листування з металургійними підприємствами з питання постачання продукції).
Вимоги до формування СПРАВ:
1. В ДЕЛО поміщають тільки один екземпляр документа.
2. Підшивати можна тільки повністю оформлений документ. Забороняється підшивати: дублюючі і підлягають поверненню документи і їх розрізнені екземпляри.
3. ДЕЛО повинно містити не більше 250 аркушів і мати товщину не більше 4 см.
4. Накази по особовому складу групують окремо від наказів по основній діяльності.
5. Плани та звіти зберігають у СПРАВІ того року, до якого вони відносяться за змістом.
6. Документи в СПРАВІ розташовують в хронологічному порядку.
7. Тема СПРАВИ повинен вказувати:
– Назва видів містяться в ньому документів;
– Період;
– Короткий зміст документів;
– Слово «копії», якщо справа складено з копій.

Посилання на основну публікацію