Що таке товарна накладна і де використовується?

Будь-яка комерційна операція, яка виконується компанією, повинна мати документальне підтвердження. Такі папери звуться первинних і використовуються для ведення бухобліку.

У число головних первинних документів всіх торгових організацій входить товарна накладна, без якої не обходиться жодна операція з купівлі-продажу. Що це за документ? І в яких випадках він оформляється?

Що таке товарна накладна?
Товарна накладна застосовується підприємствами для документування відпуску продукції сторонньої компанії і зазвичай має уніфіковану форму, підтверджену Держкомстатом РФ.

Її складають в 2-х примірниках, куди заносять дані про постачальника та отримувача, дату оформлення документа, перелік продукції, що відпускається з об’ємом і вартістю, а також прізвища посадових осіб, які несуть відповідальність за господарську операцію. Після заповнення на накладної ставляться друку компаній і підписи осіб, відповідальних за відвантаження.

Один з примірників передається замовнику і використовується ним для оприбуткування товарів, другий залишається у постачальника і виступає підставою для списання продукції зі складу. Хоча оформлення накладної допускається в довільній формі, краще заповнювати встановлений зразок, щоб уникнути причіпок з боку податкової.

Багато підприємств тримають на складі готові шаблони з прописаними реквізитами та іншої немінливому інформацією, що значно прискорює завантаження при роботі з постійними покупцями.

Де використовується товарна накладна?
Товарні накладні застосовуються на всіх підприємствах, які займаються відпусткою товарів. Це можуть бути як великі фабрики і заводи з власними відвантаження складами, так і магазини, які здійснюють оптовий продаж.

Крім використання при оформленні угоди купівлі-продажу, накладна необхідна бухгалтерам для ведення звітності, а також працівникам складу, які на її підставі здійснюють оперативний складський облік.

Для чого потрібна товарна накладна?
Господарську операцію складно уявити без накладних, оскільки вони необхідні всім учасникам угоди. З їх допомогою продавець може враховувати кількість товару, що залишився на складі, а покупець – звіряти вивантажувати продукцію з даними, зазначеними в документі.

Якщо компанія, яка купує товари, незадоволена їхньою якістю, вона використовує товарні накладні для повернення продукції або для пред’явлення в суді (якщо до цього дійде справа). Необхідний документ і перевізникам, які займаються транспортуванням. Товарна накладна передається водію, що перевозить продукцію, а він, у свою чергу, віддає її вантажоодержувачу.

Якщо під час транспортування його зупинять представники автодорожньої інспекції, він повинен буде пред’явити її на вимогу, довівши тим самим, що товар не вкрадений і доставляється на законних підставах.

У чому різниця між товарною і товарно-транспортної накладної?
І товарна, і товарно-транспортна накладна відносяться до супровідної документації, однак розрізняються як оформленням, так і ситуацією, при якій передаються матеріальні цінності. Товарно-транспортна накладна використовується тільки в тих випадках, коли для переміщення продукції застосовують транспортні засоби, а товарна оформляється при будь-яких угодах купівлі-продажу.

У товарно-транспортної накладної відображаються фізичні характеристики продукції, що відпускається (кількість, вага), номер автомобіля і шлях його проходження, тоді як у товарній накладній зазначається тільки обсяг і вартість продукції.

Чим товарна накладна відрізняється від видаткової накладної?
Видаткова накладна використовується для обліку витрат продукції всередині компанії, наприклад при оформленні відпустки візків для продавців, товарів, які будуть розкладатися в торговому залі, і так далі. Її зберігають на складі і застосовують при підрахунку товарних залишків.

Таким чином, на відміну від товарної накладної, що виписується стороннім організаціям, видаткова накладна оформляється для внутрішнього користування і не виходить за межі компанії.

Посилання на основну публікацію