Підходи до організації контролю, оцінка ефективності

Процес управління бере свій початок з отримання корисної інформації за підсумками контрольних процедур з метою прийняття управлінських рішень і власне закінчується фазою контролю, яка визначає успіх реалізації прийнятих рішень, а її результат часто ініціює прийняття нового рішення, тобто стає інформаційною базою для запуску нового управлінського циклу .

Матриця аналізу контролю відхилень в управлінні

Аналіз виявлених у контрольній фазі відхилень при загальному підході, дозволяє стверджувати про те, що причини недосягнення цілей управлінської системи такі:

  • низька якість реалізації прийнятих управлінських рішень;
  • недостатня якість самого управлінського рішення.

В рамках представленої матриці існує чотири типи сформованих стандартних ситуацій:

  • Квадрат «а». «Низька якість управлінського рішення – Погана реалізація». Результат реалізації в такій ситуації є негативним, тому необхідний додатковий аналіз викликали проблему причин.
  • Квадрат «б». «Низька якість управлінського рішення – Якісна реалізація».
  • Квадрат «в». «Висока якість управлінського рішення – Погана реалізація». У даній ситуації причиною негативного результату є низька виконавська дисципліна, в результаті чого відбувається дискредитація управлінського рішення.
  • Квадрат «г». «Висока якість управлінського рішення – Якісна реалізація». Дана ситуація має позитивний результат.

Етапи здійснення контролю

Якщо розглядати фазу контролю як процес, можна виділити її ключові етапи:

  1. Визначення бажаного стану об’єкта контролю. На це впливають якість планування – то наскільки персоналом розроблені оптимальні шляхи досягнення мети, поставлених системою управління, що визначається сумлінністю і компетентністю персоналу. Крім цього, можуть впливати фактори обмеження: соціальні, ресурсні, політичні. Також в якості бажаного стану можуть бути прийняті параметри підприємства – лідера галузі, або середньогалузеві показники, показники самого підприємства за попередні періоди. Таке бажане стан визначається принципами чинного законодавства, внутрішніми нормативними актами та рішеннями керівництва організації.
  2. Виявлення досягнутого (фактичного) стану об’єкта контролю при проведенні контрольних процедур, необхідних для досягнення цілей контролю.
  3. Порівняння і виявлення відхилень фактичного стану від бажаного.
  4. Здійснення збору, узагальнення, аналізу та оцінки відхилень з метою визначення наслідків відхилень і причин виникнення їх. При цьому в управлінському контролі принциповим є зміщення акцентів з роботи з усунення відхилення на усунення причин появи відхилень; при цьому мається на увазі, що відхилення повинні бути усунені під час перевірки або після безпосереднього завершення процедур контролю.
  5. Підготовчі заходи для прийняття управлінського рішення і пошуку альтернатив коригувальних впливів, відповідних наслідків встановлених відхилень і причин виникнення їх.

Якщо розглядати контроль як процес щодо виявлення та документування відхилень, можна обмежитися першими трьома контрольними етапами. У цьому випадку фірма буде мати постійні відхилення по керованих процесів. Через це в фазі контролю виникає розрив між етапом встановлення відхилень і прийняттям управлінського рішення, оскільки не завжди менеджмент своєму розпорядженні достатні ресурси для реалізації третього і четвертого етапів контролю. Крім цього, персоналу контролюючого органу, володіючи всіма аспектами інформації, легше сформувати проект управлінського рішення, націленого на усунення всіх причин виникнення відхилень.

Описаний підхід до процесу контролю можна назвати формалізованим контролем або контролем у вузькому розумінні.

Розглянуті фази контролю залишають суть управлінського контролю і в деякій мірі перегукуються з положеннями концепції контролінгу. Цей підхід можна назвати контроль в широкому розумінні, або комплексний контроль.

Підходи до управлінського контролю визначаються його затребуваністю або контрольної середовищем, існуючою в організації. У разі, якщо керівництво орієнтовано на прийняття рішень, що базуються на діагностиці проблем, усунення причин можливих відхилень, а не наслідків їх (попередній контроль), бачить систему внутрішнього контролю в якості основи системи управління ризиками фінансово-господарської діяльності, то в даній фірмі може бути побудована система контролю, відповідна існуючій системі управління.

Отже можна зробити висновок про те, що управлінський контроль – це один з ключових видів корпоративного контролю.

Принципи організації контролю і оцінки ефективності управлінських рішень
Можна сформулювати базові принципи організації внутрішнього контролю, що мають практичне значення для організації контролю в будь-якій сфері діяльності господарюючого суб’єкта:

  1. Структура організації контрольної діяльності повинна бути адекватна організаційну структуру управління. Контроль, як частина управлінського процесу, діє на кожному рівні управління. Всіх рівнях управління (точка прийняття управлінських рішень) повинен відповідати свій рівень контролю (структурний принцип).
  2. Система контролю повинна сприяти забезпеченню керованості процесів у всіх підрозділах організації за основними напрямками діяльності (принцип централізації).
  3. Всі дії персоналу, які призводять до негативних для організації наслідків, повинні розслідуватися, в результаті чого будуть встановлені масштаби і причини наслідків і застосовані оптимальні заходи матеріальної та дисциплінарної відповідальності посадових осіб (принцип відповідальності).
  4. Персонал організацій не повинен нести відповідальність за результати, досягнення яких від його зусиль не залежить (принцип контрольованості).
  5. Особи, які здійснюють контроль процесів, не повинні за реалізацію таких процесів відповідати (принцип незалежності).
  6. Будь-контрольний процес в організації не повинен обходитися дорожче тих втрат, які можуть бути запобігти після реалізації цього процесів (економічний принцип).
  7. Чи контролюється як відповідність процесів політиці менеджменту організації (як за формою, так і за їх результатами), при цьому визначальним критерієм є отримані результати досягнення цілей системи управління (принцип оцінки за результатами).
Посилання на основну публікацію