Особиста ефективність, Time-management

Тайм-менеджмент це набір мотиваційних систем, а також інструментів контролю, мета яких – навчитися розпоряджатися робочим часом таким чином, щоб не тільки підвищити ефективність роботи організації, але і зробити саму роботу більш комфортною, спокійній і приємній.

Таке поняття як тайм-менеджмент виник тоді ж, коли виникли наймані робочі стосунки. У всі часи перед робітниками ставили завдання і терміни їх виконання, і в усі часи працівникам доводилося роздумувати, що б зробити і як краще вчинити, щоб виконати свою роботу вчасно. Просто процес організації праці і досягнення особистої ефективності завжди називався по-різному.

Наприклад, за часів Радянського Союзу існувало таке поняття, як “наукова організація праці (НОТ)”, нормативи та інше. Плани і «п’ятирічки» – це теж можна назвати «тайм-менеджментом по-радянськи».

Якщо говорити про тайм-менеджменті в бізнесі, то його мета полягає в тому, щоб контролювати робочий час співробітників, і відповідно до цього – будувати плани. Тобто, для ефективного і раціонального тайм-менеджменту спочатку треба поспостерігати за робочими процесами, виміряти тривалість кожного робочого процесу окремо, потім сформулювати середній час, який повинен затратити працівник на виконанні того чи іншого завдання і тільки потім ставити перед персоналом цілі та плани.

Помилки в плануванні часом

Але досить часто в бізнесі зустрічаються ситуації «фірмового» тайм-менеджменту. Це коли у керівників виникають власні ідеї по оптимізації робочого Time management.jpgпроцесса. Найчастіше вони тільки заважають працювати, і позбавлені будь-якої раціональності, але, як правило, обговоренню та перегляду такої «фірмовий» тайм-менеджмент не підлягає.

Розглянемо найпоширеніші випадки:

  • 1) Жорсткий графік робочого часу. Вважається, що якщо співробітників контролювати і брати в розрахунок щохвилини приходу на роботу, звільнення, обідньої перерви і коротких перерв під час робочого дня (туалет, перекур, кава, магазин і т.д), то співробітники будуть працювати краще. Тобто вважається, що робочий день «від дзвінка до дзвінка» набагато краще, ніж гнучкий графік роботи. Але насправді це неправильне твердження. Ефективність роботи залежить від ставлення співробітників до справи, а не від графіка роботи. Доведено, що якщо карати і штрафувати працівників за кожні 5 хвилин запізнення або поспіху, то лояльності від таких працівників очікувати неможливо. Працювати вони будуть поглядаючи на годинник, а про понаднормову роботу навіть мови не може бути.
  • 2) Неадекватне «стаханівський» планування. Жорсткість планів роботи, підвищення норм і т.д. У таких випадках плани складаються «зі стелі», тобто вони нічим не обгрунтовані, а співробітники повинні їх реалізувати будь-якими засобами. Навіть якщо такий план і виконується шляхом підвищеної активності і понаднормової роботи, особливої ​​подяки очікувати не варто, так як в наступному місяці план може збільшитися ще раз.
  • 3) Зловживання хронометражем. Похвилинна запис кожної дії і робочої операції, яку працівник здійснив протягом робочого дня, може бути доцільною протягом двох-трьох робочих днів, не більше. Тільки для того, щоб скласти уявлення про темпи роботи і скласти плани і нормативи.

Але якщо такий ретельний і докладний хронометраж співробітник зобов’язаний вести кожен день, а потім ще й здавати його в вигляді щоденного звіту, то це викликає роздратування персоналу, так як забирає час на постійне фіксування результатів. У кращому випадку подібну роботу починає виконувати інший працівник, наприклад, безпосередній начальник, в гіршому випадку дані про годинах і хвилинах для виконання кожного завдання працівник буде придумувати на ходу, складаючи черговий звіт.

Це лише невеликий перерахунок випадків неефективного тайм-менеджменту, але їх цілком достатньо для виправлення існуючих помилок в організації праці.

...
ПОДІЛИТИСЯ:

Дивіться також:
Проектний офіс