Кількісна оцінка ефективності нарад

Часто, під час обговорення нарад, даються різні оцінки ефективності цих заходів, причому, як правило, без будь-яких об’єктивно вимірюваних показників, а на якісному рівні. Кажуть, що нарада пройшла «добре – погано», було «корисним – марним» або «ефективним – неефективним» і т.д. Ясно, що такі загальні висновки погано допомагають справі вдосконалення нарад.

Під ефективністю розуміється відношення корисного результату деякого процесу до витрат на його виконання. Що стосується витрат, то щодо нарад, їх досить просто визначити, наприклад, шляхом підрахунку трудовитрат учасників, в людино – годинах. Але як виміряти корисний результат, ефективність нарад і їх результативність?

Можна вважати, що нарада пройшла ефективно, за умови, якщо:

Цілі наради досягнуто

Розглянуто весь порядок денний

Запланована тривалість не перевищена

Прийняті рішення доведені до виконавців

Виконавці взяли і зрозуміли, як виконувати рішення

Ефективність – кількісна сторона нарад (скільки годин, скільки питань, скільки учасників …), її можна виміряти і накопичувати дані для аналізу динаміки ефективності, для оцінки, в якому напрямку йде справа. Терміни «ефективність» і «результативність» часто йдуть поруч, іноді навіть здаються взаємозамінними. В якому напрямку треба вдосконалювати наради, з чого починати – підвищувати їх ефективність або результативність? І це не порожній питання.

Керівник змушений час від часу здаватися їм: що краще – швидше пройти весь порядок денний, не допускати відступів від неї і формально ефективно закінчити нараду, при цьому якість рішень, їх результативність залишається під сумнівом. Або повністю сконцентруватися на суті питань, домагатися найкращих рішень, нехай навіть на шкоду ефективності (затягнутий час, залишилися нерозглянутими питання, все пересварилися і т.д.). Або ж намагатися дотриматись «золоту середину», прагнучи до ефективності, але тільки не за рахунок результативності. Тут кожен керівник діє по ситуації і вибирає свій шлях.

Ми вважаємо, що спочатку слід забезпечити підвищення ефективності нарад, прибрати явні недоліки та втрати, оскільки поліпшення в цій галузі виявляються очевидним чином. За інших рівних умов більш ефективні наради поступово стануть і більш результативними, хоча б через те, що час нарад не буде даремно розтрачуватися. І якщо навіть не буде негайне поліпшення якості рішень, результативність підвищиться, оскільки співробітники швидше, з меншими втратами часу і нервів будуть повертатися від нарад до своєї повсякденної діяльності.

Для цього ми пропонуємо давати більш деталізовані і віднесені до конкретних етапах нарад (організація, підготовка, проведення, завершення, контроль і аналіз) кількісні оцінки, що дозволяють відслідковувати якість та ефективність нарад, порівнюючи з обраної користувачем шкалою різні характеристики процесів нарад. Такі оцінки доцільно періодично робити при формуванні та використанні «дорожньої карти» ефективних нарад, а також при вдосконаленні нарад, для накопичення та аналізу статистики показників в базі даних нарад.

За допомогою наведеної нижче таблиці керівник, секретар або учасники нарад можуть самостійно оцінити поточний рівень своїх службових нарад, і, на основі цієї оцінки, виробити заходи щодо усунення помилок і вдосконалення нарад. Перелік показників, значення ваг по етапах нарад і максимальні оцінки для окремих показників можуть встановлюватися самостійно, в залежності від конкретних умов тієї чи іншої організації.

Посилання на основну публікацію