Особливості факс-розсилки

Факс-розсилка в даний час вважається одним з найшвидших, недорогих (в порівнянні з іншими видами поштових розсилок) і ефективних способів інформування існуючих і потенційних клієнтів про будь-які нові товари, послуги та акціях, пропонованих компанією-продавцем. В даний час розсилки факсимільних повідомлень зазвичай здійснюються з комп’ютерів, на яких встановлені багатоканальні факсимільні карти. Вони дозволяють розсилати одночасно велику кількість факсів, причому підтримують також розсилку різних текстів декільком різним групам адресатів. Фактично налагоджена система дозволяє без будь-яких проблем розіслати будь-які повідомлення безпідставного кількості адресатів, причому можливо навіть встановити час, за який буде виконана вся ця розсилка. Прийнято вважати, що здійснювати розсилання рекламних факсимільних повідомлень можна лише на ті апарати, на яких включений автоматичний прийом всіх вхідних повідомлень, проте це не так. Зрозуміло, не можна змусити чужий факс прийняти отправляемое на нього повідомлення, проте деякі компанії, що займаються відправкою рекламних повідомлень на факси, користуються наступним нескладним прийомом: перед відправленням повідомлення адресатові, у якого не включений автоматичний прийом повідомлень, йому телефонує автоматичний секретар (спеціальна комп’ютерна програма) , яка у відповідь на будь-яке слово, вимовлене адресатом, жіночим голосом каже: «Прийміть, будь ласка, факс». Зазвичай такий хитрості виявляється цілком достатньо, щоб рекламне повідомлення було відправлено на факс без автоматичного прийому всіх вхідних повідомлень. Варто зауважити, що факс-розсилка включає в себе чимало різних функцій, які фактично забезпечують якість розсилки. Розглянемо найбільш часто використовувані функції з безлічі існуючих.

По-перше, система, яка використовується для розсилки факсимільних повідомлень, повинна дозволяти перед відправкою повідомлень налаштовувати як зовнішній вигляд, так і текстовий зміст «шапки». Зазвичай в шапку вносять лише основну інформацію (наприклад, ім’я, адреса, коротке приватне повідомлення і т. П.), Проте необхідно завжди мати можливість відредагувати «шапку».

По-друге, в системі повинна бути так звана інтелектуальна досилання. Телефонні лінії в Росії, на жаль, дуже далекі від ідеалу, і при передачі факсимільного повідомлення нерідко відбуваються збої, внаслідок яких повідомлення при надсиланні передається не повністю (деякі частини тексту «випадають»). При передачі невеликих обсягів текстів чи документів можна просто переслати факсимільне повідомлення ще раз, тоді як відправляти заново весь текст у випадку, коли він вельми об’ємний, важко. Тому є сенс купувати такі системи для відсилання факсимільних повідомлень, які здатні у разі збоїв передавати заново лише ті сторінки, що не передалися в перший раз, що значно економить час.

По-третє, хороша система відправки факсимільних повідомлень повинна володіти функцією вибору маршруту мінімальної вартості для відсилання. Зараз в Росії досить багато постачальників послуг телефонного зв’язку, і кількість їх постійно зростає, тому хороша система розсилки факсимільних повідомлень повинна вміти в залежності від часу доби, дня тижня і виду телефонного номера адресата повідомлення вибирати того постачальника телефонних послуг, який забезпечить найбільш дешеву відсилання даного повідомлення. Це дозволяє серйозно заощадити, користуючись тільки вигідними тарифними ставками.

Існує і більш прогресивний варіант цієї функції, який називається «затримана розсилка». Система, що володіє такою функцією, розсилає факсимільні повідомлення вночі, коли вартість їх відсилання мінімальна. Якщо ж за ніч системі не вдалося відправити всі встановлену кількість повідомлень адресатам, то відсилання затримується до настання наступної ночі. Це корисно тоді, коли розсилка факсимільних повідомлень увазі наступну оплату рахунків за міжміські або навіть міжнародні телефонні переговори, оскільки в цьому випадку навіть функція вибору маршруту мінімальної вартості не дозволяє скоротити витрати на телефонні рахунки настільки, наскільки хотілося б.

По-четверте, оптимальний варіант системи відправки факсимільних повідомлень володіє також функцією передачі декількох документів протягом одного з’єднання. Ця функція також може бути дуже корисна для економії коштів, так як один більш довгий виклик зазвичай обходиться дешевше, ніж кілька коротких. Однак, на жаль, в даний час систем, що володіють такою функцією, все ще дуже мало.

Нарешті, вкрай корисною є функція, що дозволяє редагувати текст розсилається факсимільного повідомлення або змінювати налаштування розсилки, не відключаючи систему розсилки. Якщо система для редагування вимагає обов’язкового звільнення всіх ліній, то внести які-небудь зміни, наприклад, в текст повідомлення, посилається одній групі людей, не припиняючи відсилання інших повідомлень іншим людям, не представляється можливим. Це дуже незручно, тому що всякий раз в подібній ситуації доводиться робити вибір: або залишити в тексті якісь неточності або друкарські помилки, або втратити час на відключення системи, редагування повідомлення та повторне включення системи. Набагато зручніше і логічніше було б відключити тільки ту лінію, по якій надсилалося повідомлення, яке необхідно відредагувати.

Зрозуміло, техніка відправки звичайних поштових повідомлень істотно відрізняється від систем розсилки факсимільних послань. Якщо деякий відносно невелика кількість поштових повідомлень можуть обробити вручну спеціально для цього найняті люди, то у випадку, коли кількість поштових повідомлень вимірюється вже тисячами, виконання такої роботи вручну стає просто безглуздим унаслідок низької швидкості і високої вартості. Автоматизувати ж процес нелегко. Для цього використовується спеціальна Конвертовальная техніка. Вона дозволяє обробляти в середньому від 8 до 12 тис. Поштових повідомлень на годину і вибирати практично будь-які налаштування (наприклад, розмір аркуша з текстовим повідомленням, розмір і форму конверта), однак при цьому відрізняється досить високою вартістю. З цієї причини ця техніка навіть в даний час залишається непопулярною і використовується тільки в дійсно великих рекламних компаніях. Частково саме цим і пояснюється те, що поштова розсилка завжди обходиться компанії-продавцеві значно дорожче розсилки факсимільних повідомлень: доводиться вибирати між дорогою технікою і дорогим фізичною працею найманих людей. Однак у поштової розсилки є одне дуже вагоме перевага, якою не володіє розсилка факсимільних повідомлень: звичайне поштове повідомлення може бути відправлено будь-якій людині, що має постійне місце проживання, тоді як факсимільне повідомлення – тільки людині, яка має факс, а відсоток таких людей щодо загального числа досить невеликий .

Посилання на основну публікацію