Обов’язкові документи компаній

Обов’язкові організаційні документи можна визначити як комплекс взаємопов’язаних паперів, що регламентують структуру, функції організації, права і обов’язки працівників і керівників.

Які організаційні документи вважаються обов’язковими?

До числа обов’язкових організаційних відносяться такі папери:

Обов’язкові документи фірми

1. Положення – нормативні документи, що регламентують організаційні і трудові відносини. Положення може регулювати як діяльність всієї компанії, так і роботу єдиного посадової особи. Типовий варіант положення – документ, що регламентує діяльність філії, що визначає його внутрішню структуру, ключові функції, порядок реорганізації та скасування.

2. Статут – перелік правил, що регулюють взаємовідносини організації з іншими юридичними утвореннями, приватними особами і державою. Статут складається засновниками організації та обов’язково реєструється.

Цей документ включає такі дані, як: Обов’язкові документи

– назва, вид, місцезнаходження фірми;
– мета функціонування;
– порядок утворення майна і розподілу прибутку між акціонерами;
– відомості про внутрішню структуру.

Також є конкретні вимоги до окремих категорій організацій: наприклад, акціонерні товариства зобов’язані прописувати умови придбання акцій і частки учасників.

3. Штатна чисельність і штатний розклад. Штатна чисельність встановлює назви посад і кількість кадрових одиниць для кожної посади. Документ підписується начальником кадрової служби та керівником фірми і візується головним бухгалтером.

Штатний розклад встановлює чисельний склад співробітників, а також загальний фонд заробітної плати. Його складає головний бухгалтер.

4. Посадові інструкції встановлюють права і обов’язки співробітників організації. Створюються інструкції кадровим фахівцем, підписуються керівником фірми і юридичним консультантом. Термін зберігання посадових інструкцій – 3 роки.

5. Договір – правовий документ, який регулює господарські відносини між суб’єктами економічної діяльності. Договір має обов’язкові реквізити – до них відносяться підписи, печатки, юридичні адреси та банківські реквізити учасників угоди.

Обов’язкові кадрові документи

До числа обов’язкових кадрових документів відносяться такі папери, як:

1. Положення про захист особистих (персональних) даних працівників дається працівникові під підпис при наймі і зберігається постійно.

2. Трудові книжки зберігаються аж до звільнення працівника (незатребувані зберігаються постійно). Виняток – сумісники: від них трудова не потрібно.

3. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Цей документ постійно заповнюється і міститься у відділі кадрів протягом 50-ти років. При скасуванні фірми документ повинен бути переміщений в міський архів – там термін його зберігання досягає 75 років.

4. Накази щодо кадрового складу. До цієї категорії документів належать накази про працевлаштування, про звільнення, про відрядження і переміщення співробітників на інші посади. Накази зберігаються 75 років.

5. Накази по відпустках видаються за письмовою заявою співробітників і оформляються мінімум за три дні до того, як співробітник відправляється у відпустку. Термін зберігання наказів – 5 років. До цього блоку ще можна віднести графік відпусток, який оформляється за два тижні до настання нового календарного року. Графік зберігається протягом 12 місяців, після чого втрачає актуальність.

6. Положення про оплату праці, а також ТУРВи. Положення містять схему преміювання персоналу, інформують про частку окладної частини при відрядно-преміальною системою. ТУРВ (табель обліку робочого часу) дозволяє судити, скільки днів фактично відпрацював співробітник за певний період.

...
ПОДІЛИТИСЯ:

Дивіться також:
Закон про цінні папери