Бухгалтерська довідка – це первинний обліковий документ, який містить відомості про операції (події), яка повинна бути відображена в бухгалтерському або податковому обліку.
Бухгалтерська довідка-розрахунок є різновидом бухгалтерської довідки і відрізняється від неї лише тим, що містить розрахунок якого-небудь показника, який повинен бути відображений в обліку.
Хто і коли складає бухгалтерську довідку (довідку-розрахунок)
Бухгалтерську довідку оформляє одноосібно бухгалтер організації, коли виконується будь-яка з двох умов:
1) для обліку будь-якої операції (події) складання іншого первинного документа не передбачено.
Наприклад, при виправленні помилок в бухобліку, в т.ч. сторнировочной записом. Тоді в бухгалтерській довідці треба описати, коли і яка операція була невірно відображена на рахунках бухобліку, вказати причини зробленої помилки і спосіб її виправлення (зміст виправній записи);
2) для обліку будь-якої операції (події) на підставі наявних первинних документів необхідно провести додаткові розрахунки. У цьому випадку оформляється бухгалтерська довідка-розрахунок. Наприклад, в ній може приводитися розрахунок:
– Суми ПДВ, відновлюваного при передачі ОС в статутний капітал;
– Первісної вартості ОЗ, що складається з декількох видів витрат;
– Суми резерву по сумнівних боргах.
За якою формою слід складати бухгалтерську довідку (довідку-розрахунок)
Обов’язкова для застосування форма бухгалтерської довідки нормативно не встановлена.
Тому її треба розробити самостійно і затвердити наказом керівника організації в якості додатку до бухгалтерської облікову політику.
При цьому форма довідки повинна містити всі реквізити, обов’язкові для первинного документа:
1) найменування документа;
2) дата складання документа;
3) назву організації, що склав документ;
4) зміст факту господарського життя;
5) величина натурального і (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
6) найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) угоду, операцію і відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення події, що відбулася;
7) підписи і прізвища посадових осіб.
Порядок складання бухгалтерської довідки (довідки-розрахунку)
На бланку бухгалтерської довідки в лівому верхньому кутку обов’язково вписують повне найменування підприємства відповідно до установчих документів.
Можна також написати адресу місця знаходження організації, ідентифікаційний номер платника податків та код постановки підприємства на облік в податковий орган.
Після найменування підприємства вказується дата складання документа.
Дата складання документа відповідає даті виявлення помилки.
Посередині бухгалтер пише найменування документа. У нашому випадку, це бухгалтерська довідка.
Після цього в довідці вказується коли і яка операція була невірно відображена на рахунках бухобліку, причина досконалої помилки і спосіб її виправлення.
Якщо була вказана неправильна сума, то в змісті довідки пишеться найменування господарської операції, в якій допущена помилка і вказується фактична сума.
Далі розраховується правильна сума господарської операції і сума, на яку необхідно внести виправлення в бухгалтерський облік підприємства.
Якщо була застосована неправильна кореспонденція рахунків, тоді в бухгалтерській довідці треба описати, коли і яка операція була невірно відображена на рахунках бухобліку, вказати причини зробленої помилки і спосіб її виправлення (зміст виправній записи);
При цьому бухгалтер підприємства повинен вказати вимірювачі господарської операції, по якій вносяться виправлення, в натуральному і грошовому вираженні.
Після змісту бухгалтерської довідки зазначаються найменування посад осіб, відповідальних за її написання, і їхні підписи.